文档注意事项

文档注意事项 1、本科毕业文档格式要求：　　装订顺序：目录--内容提要--正文--参考文献--写作过程情况　　表--指导教师评议表　　参考文献应另起一页。　　纸张型号：A4纸。A4 210×297毫米　　文档份数：一式三份。　　其他（调查报告、学习心得）：一律要求打印。　　2、文档的封面由学校统一提供。(或听老师的安排）　　3、文档格式的字体：各类标题（包括“参考文献”标题）用　　粗宋体；作者姓名、指导教师姓名、摘要、关键词、图表名、　　参考文献内容用楷体；正文、图表、页眉、页脚中的文字用宋　　体；英文用Times New Roman字体。　　4、字体要求：　　（1）文档标题2号黑体加粗、居中。　　（2）文档副标题小2号字，紧挨正标题下居中，文字前加　　破折号。　　（3）填写姓名、专业、学号等项目时用3号楷体。　　4）内容提要3号黑体，居中上下各空一行，内容为小4号　　楷体。　　（5）关键词4号黑体，内容为小4号黑体。　　（6）目录另起页，3号黑体，内容为小4号仿宋，并列出页　　码。　　（7）正文文字另起页，文档标题用3号黑体，正文文字一　　般用小4 号宋体，每段首起空两个格，单倍行距。　　（8）正文文中标题　　一级标题：标题序号为“一、”， 4号黑体，独占行，末　　尾不加标点符号。　　二级标题：标题序号为“（一）”与正文字号相同，独占　　行，末尾不加标点符号。　　三级标题：标题序号为“ 1. ”与正文字号、字体相同。　　四级标题：标题序号为“（1）”与正文字号、字体相同　　。　　五级标题：标题序号为“ ① ”与正文字号、字体相同。　　（9）注释：4号黑体，内容为5号宋体。　　（10）附录： 4号黑体，内容为5号宋体。　　（11）参考文献：另起页，4号黑体，内容为5号宋体。　　（12）页眉用小五号字体打印“上海复旦大学XX学院2007　　级XX专业学年文档”字样，并左对齐。　　5、 纸型及页边距：A4纸(297mm×210mm)。　　6、页边距：天头（上）20mm，地角（下）15mm，订口（左）　　25mm，翻口（右）20mm。　　7、装订要求：先将目录、内容摘要、正文、参考文献、写作　　过程情况表、指导教师评议表等装订好，然后套装在学校统一　　印制的文档封面之内（用胶水粘贴，订书钉不能露在封面外）　　。　　1.纸张与页面设置　　（1）A4，纵向；　　（2）页边距：上1.0cm，下2cm，左侧2.5cm，右侧2cm　　2.页眉　　（1）设置：1.4cm　　（2）字体：统一使用汉语：小五号宋体。　　（3）分割线：3磅双线；　　（4）内容：××学院本科期末文档，居中。　　3.页脚　　内容：页码，居中。　　4.文档基本内容与要求　　（1）文档题目：单独成行，居中，日语：小2号黑体；英语：　　Times New Roman 18号；　　（2）作者姓名：另起一行，居中，日语：小4号宋体；英语：　　Times New Roman 12号；　　（3）内容提要：另起一行，日语：4号黑体，内容为小4号黑　　体，长度要求150字以上；英语：Times New Roman 12号，长　　度要求在100字左右；　　（4）关键词：另起一行，日语：4号黑体，3-5个关键词，每　　个关键词之间用“；”分割，内容为小4号黑体；英语Times　　New Roman 12号；　　（5）正文　　正文部分的要求如下：①正文部分与“关键词”行间空两行；　　②日语正文文字采用小四号宋体；英语正文文字采用Times　　New Roman 12号，标题日语采用四号黑体，英语采用Times　　New Roman 14号，每段首起空两格，1.25倍行距；③段落间层　　次要分明，题号使用要规范。理工类专业毕业设计，可以结合　　实际情况确定具体的序号与层次要求；④文字要求：文字通顺　　，语言流畅，无错别字，无违反政治上的原则问题与言论，要　　采用计算机打印文稿；⑤图表要求：所有图表、线路图、流程　　图、程序框图、示意图等不准用徒手图，必须按国家规定的工　　作要求采用计算机或手工绘图，图表中的文字日语用小五号宋　　体；英语采用Times New Roman 10.5号；图表编号要连续，如　　图1、图2等，表1、表2等；图的编号放在图的下方，表的编号　　放在表的上方，表的左右两边不能有边；⑥字数要求：一般不　　少于1500(按老师要求）；⑦学年文档引用的观点、数据等要　　注明出处，一律采用尾注。　　（6）注释　　注释部分的要求如下：①与正文部分空出两行；②按照文中的　　索引编号分别或合并注释；③“注释”采用五号黑体，注释内　　容日语采用小五号宋体，英语采用Times New Roman 9号。　　英语注释具体要求如下：　　①在文中要有引用标注，如××× [1]；②如果重复出现同一　　作者的同一作品时，只注明作者的姓和引文所在页码（姓和页　　码之间加逗号）；格式要求如下：　　[1]（空两格）作者名（名在前，姓在后，后加英文句号），　　书名（用斜体，后加英文句号），出版地（后加冒号），出版　　社或出版商（后加逗号），出版日期（后加逗号），页码（后　　加英文句号）。　　[2]（空两格）作者名（名在前，姓在后，后加英文句号），　　文章题目（文章题目用“”引起来）（空一格）紧接杂志名（　　用斜体，后加逗号），卷号（期号），出版年，起止页码，英　　文句号。　　（7）参考文献　　参考文献部分的要求如下：①与注释部分间空两行；②应列明　　期末文档参考的主要文献资料，“参考文献” 采用五号黑体　　，参考文献内容日语、汉语采用小五号宋体，英语Times New　　Roman 10.5号。参考文献的著录，按著录、题目、出版事项顺　　序排列，其格式为：　　期刊类：著者.题名[J].杂志名,年份,（期号）。　　书籍类：著者.书名[M].城市名:出版社,年份,页数。　　网络类：著者.题名[EB/OL]..年-月-日。　　③英文作者超过3人写“et al”(斜体)。　　英文参考文献格式要求如下：　　[1]（空两格）作者名（姓在前，名在后，姓与名之间用逗号　　分开，后加英文句号），书名（用斜体，后加英文句号），出　　版地（后加冒号），出版社或出版商（后加逗号），出版日期　　（后加英文句号）。　　[2]（空两格）作者名（姓在前，名在后，姓与名之间用逗号　　分开，后加英文句号），文章题目（文章题目用“”引起来）　　（空一格）紧接杂志名（用斜体，后加逗号），卷号（期号）　　，出版年，英文句号。 以下总结几点技术上的经验，未必是对的（对其他方向的可能还是错的），但或许对后面几级的师弟师妹有参考作用。经验只可以借鉴，不可以复制。 一、长编1、 遇到可能有用的材料就随手记下。 写作文档过程中，我不止一次地听到有同学抱怨，脑子里有一些判断，却不记得根据什么材料，或者是某一段材料很重要，因是辗转搜来的，要用到时反而搜不到了。所以遇上有关的、可能有用的材料就随手记下吧，不一定要录全，但至少给自己留下关键词和路径。 有时写文档是一个从“听材料说话”到“向材料问话”的过程，对材料的收集、排比、分类，也是一个整理思路的过程。2、 录材料要注明出处、页码。我最初录材料时并不注意注明出处、页码，觉得这段材料将来未必会用上，而且书就在手边，将来成文了再找不迟。后来发现并非如此，即时注下只要多花几秒钟，过后翻检的时间数倍于此，另外，写作学术史时，安排论著前后的一个根据即是最初发表的时间，录材料时注明版次，写学术史也方便许多，特别是处理一堆年份相近的论著。二、初稿尽可能全面地写下自己的思考。初稿是提交给导师看的，我一开始总觉得这个不成熟那个太琐屑，什么都不太敢写。师兄教育之后，我在初稿中就将长编中的想法都写给老师看。导师毕竟是导师，看到你的初稿，就能判断什么在有限的时间里是可行的，什么是有继续挖掘的空间的。我的定稿和初稿相去甚远，初稿中的一些琐屑之处已经连缀，不成熟之处也被导师点醒，在有限时间里不可能做好的部分也被安排在本科文档之后。三、答辩稿1、 古代纪年第一次出现时括号标明公元年份。2、 注意格式。答辩稿要按照学校的规范修改。可能需要注意的有以下六点：1、答辩稿使用脚注，方便老师阅读；2、使用“下一页分节符”，摘要、目录、正文、参考文献、致谢、附录之间可使用分隔符，方便标页码和将来转尾注，分节符word07在“页面引用”中第二栏“分隔符”下拉菜单第二栏第一个；3、正文开始之后重新标页码，如已使用分节符，插入页码之后，点击页码进入编辑状态时，在“设计”中第一栏中“页码”下拉菜单中选择“设置页码格式”，起始页码输入“1”，就可重新标页码了，若参考文献、致谢、附录等也重新标页，选择“续前节”即可；4、引用第一栏提供自动生成目录功能；5、自动生成目录之时，需要对文档分级，若使用“格式”，修改原格式比较麻烦，若使用“大纲视图”分级，可能会在前面带点，我是用右键选择“段落”，弹出的“段落”对话框中选择“缩进和间距”标签，编辑第一栏“常规”中的“大纲级别”，这样不会修改原文格式；6、慎用格式刷，格式刷会把注释标号也刷上的。3、 关键词的翻译可参考学位文档。如果是一些专业而冷僻的术语（比如我遇上的“诗史互证”），可以到文档库检索用到该“关键词”的学位文档。4、 引言和结语要认真写。 因为我们交文档有一个共同的宗旨，“能拖就拖”，即使你不拖也会有别人拖，所以文档收半齐并发到各位老师手上，可能已经很晚了。而且老师可能对你所作的文档并不是太熟悉。所以引言和结语对答辩很重要，决定了老师的第一印象。引言要对一些常识作简要的介绍，结语要好好总结全文，最好能总结文章的创见及与学界对话之处。四、定稿脚注转尾注。如果答辩稿已经写好致谢，那就只剩下“脚注转尾注”一事了。可能要注意四点：1、如果编号是罗马数字，注意转成阿拉伯数字（可以不用圈圈）；2、右键点击“便笺选项”，在弹出的“脚注和尾注”对话框中，第三栏“应用更改”中将更改应用于“本节”，这样格式会结束于分页符之前，尾注格式才不会影响到后面的“参考文献”和“致谢“；3、“尾注”部分上下有横线，需要去除，选择“视图”中的“普通视图”，再选择“引用”中的“显示备注”，在跳出的框框中选择“尾注分隔符”，下面会出现一条短线，删除，再选择“尾注延续分隔符”，出现一条长线，删除；4、更改完成后，要记得更新目录。

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