一、建立在电算化会计信息系统基础上的内部控制确实有其不同于手工会计系统的特点和要求。
二、现以我们常用的金蝶软件有限公司开发的金蝶KIS财务软件为例来说明电算化会计信息系统的内部控制系统的特点和功能。
三、会计电算化在给我们的工作和生活带来极大方便的同时,也存在着极大的风险。
四、加强电算化会计信息系统的内部控制建设对提高单位经济效益具有重要的作用。
内 容 摘 要
摘 要:随着计算机在会计领域的应用与普及, 会计信息系统由传统手工会计系统发展到电算化会计信息系统，改变了传统会计核算手段，使数据处理更快更准确；而且节约了人力、物力，提高了会计工作效率。但电算化会计信息系统同时也改变了会计核算程序、数据存取方式和存储介质，对单位管理提出了更高的要求。为了保证会计信息的真实、正确、完整与及时，保证会计处理程序与方法符合国家会计制度的有关规定，保护单位财产的安全与完整，必须建立健全电算会计信息系统的内部控制制度化。
关键词：电算化会计 信息系统 内部控制
电算化会计信息系统的内部控制
内部控制是指单位为了保证会计信息质量，保护资产的安全与完整，确保有关法律规章制度有效实施而制定的一系列方法、措施和程序。内部控制一般包括内部管理控制与内部会计控制，电算化会计信息系统的内部控制则是内部会计控制的特殊形式，也是内部会计控制深层次的发展。电算化会计是以电子计算机为基础的，将系统思想分析、设计和建立用于会计核算业务，提供财务信息，辅助进行财会分析、预测和计划制定，加强财会控制和决策的现代会计系统的简称。内部控制是任何单位进行有效管理和经营的基础，建立一个适应单位电算化会计管理的内部控制制度，是单位健康运行的重要保证。
一、在电算化会计条件下内部控制的目标仍然是确保法规的贯彻、保护单位资产的安全完整、提高单位经营管理水平、促进会计信息质量的提高，因此，许多手工会计核算系统内部控制的基本要求在电算化会计信息系统中仍然有效，但建立在电算化会计信息系统基础上的内部控制确实有其不同于手工会计系统的特点和要求。具体如下：
（一）数据处理的集中性使会计工作组织会发生质的变化。在手工会计的组织方式下，会计部门常按经济业务的性质分为不同的职能中心或不同的工作岗位，彼此构成一个内部牵制网，十分严密，很少出现错漏或舞弊的行为，如一旦出现问题，也可通过核查不同的责任者追究责任。电算化会计信息系统是按照计算机数据处理系统组织起来的，经济业务的记录和加工，手工会计的记账、算账、报账全部由计算机自动完成，数据处理的集中性使得传统的组织控制功能减弱，与此相适应，会计部门常划分为数据信息收集组、凭证编审组、数据处理组、财务管理组、系统维持组等。
（二）电算化会计信息系统数据处理方式与手工会计系统相比有所不同，以及电算化系统的复杂性，要求内部控制的范围相应扩大，包括一些手工会计系统中没有的控制内容，如对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等，因而加大了内部控制的难度。
(三 ) 电算化会计控制手段和方式的变化，加大了电算化系统的控制风险，控制手段和方式由手工控制转为手工控制和程序化控制相结合，电算化程度越高，采用的程序化控制也要求越多，电算化系统中手工控制与各种程序化控制相结合的特点，反映了电算化控制技术的复杂性。
二、现以我们常用的金蝶软件有限公司开发的金蝶KIS财务软件为例来说明电算化会计信息系统的内部控制系统的特点和功能。
（一）、金蝶KIS财务软件是以我国当前的会计理论及财务管理为基础，以“拓展会计核算，强化单位管理”为指导思想的，金蝶KIS在软件的集成性、安全性、通用性、操作的方便性、用户界面、与其他常见应用软件的接口等方面均有重大突破。电算化会计信息系统的内部控制系统的特点包括：
1、性能优化。软件性能高度优化，在运行速度、网络化操作、功能的灵活和全面、使用效率等方面均有了大幅提高和改进，在网络多用户操作方面的锁定机制，确保了网络操作的数据安全。
2、简单易用。软件的模块化程度高，在一个模块中聚合了多种功能，只需记忆少量功能模块的使用方法就能完成全部工作，而且每个功能模块的操作方法基本相同，只要学会了一个功能，其他的功能就可以融会贯通。
3、操作方便。软件是在Microsoft Windows操作环境下开发的，采用了图形界面显示和鼠标的操作方式，非常直观方便，并保留了键盘操作快捷的特点。
4、系统安全可靠。具备强大的权限控制机制，可实现操作权限的集中化管理，强化了系统管理员对软件各模块操作的统一授权，严密的密码设定机制确保数据更安全可靠。
5、多账套管理。系统提供的多账套管理功能，能建立和管理多个账套及时了解各子公司或独立核算部门的财务状况。
6、多币种核算。系统能根据多币种单位的需要，在任一科目下设置多币种管理，进行多币种处理和核算;软件提供了直接汇率和间接汇率两种外币折算方式，能够实现所有外币的折算;期末自动进行调汇处理并生成转账凭证，并且此调汇科目可以进行核算项目的设置。
7、强大的查询功能。系统提供了完整的账证表一体化查询功能，可以根据总账直接查到它所辖的明细分类账，再从明细分类账一直查到记账凭证。
8、往来账管理。对各种应收、应付等往来款项，系统提供了统一的管理模式，能够及时对往来账款的发生与核销进行管理，随时输出账龄分析表及往来对账单，且往来对账单和凭证的单价小数位数保持一致，按照同一业务编号和发货数量，可自动计算平均销货单价。
9、容错设计。软件包含多种级别的数据保护和权限控制机制，用户级能对用户进行合理的权限分工，防止非法用户获得使用权；数据库级能阻止不道德的软件专家对财务资料进行非法篡改；系统级能防止因断电所引起的资料损毁；容错设计使财务资料在任何时候都能保持正确和完整。
10、多任务，多用户。系统具有完善的网络功能，网络口令修改即时生效，在多用户非关键性操作中不会引起冲突，能使软件性能达到最佳效果。
11、高度自动化。财会人员只要输入原始业务资料，工资费用分配、计提折旧、期末调汇、清理结算等都可以由系统自动完成。
12、严密的会计监控体系。软件使用了“无缝联结”的新技术，系统中业务和业务之间、业务和账务之间数据共享，高度集成；再加之完整的权限控制机制，使整个系统形成一个严密的监控和管理体系。
13、完备的财务分析系统。软件提供了国内外常用的比较、结构、比率、趋势分析等方法，使用户可以对财务状况和经营成果等主要财务指标及用户自定义的财务指标进行分析，分析结果同时以数字和图形双重显示。
（二）、金蝶KIS财务软件的界面设计简洁明快、美观大方、操作简便，它高度集成了单位要使用的账务处理、固定资产、工资核算、往来处理、报表与分析、出纳管理、系统维护等单位全面财务核算和管理，能够帮助我们摆脱手工账的琐碎繁杂，极大地提高了工作效率和工作质量，为单位的电算化会计信息系统的内部控制奠定了坚实的基础。
1、账务处理。账务处理包括三大块：凭证的处理、账簿报表的查询和期末处理。
（1）、账务处理中可以直接处理外币业务、数量金额核算业务，选择根据分录自动生成收付转通知单，自动累加一张凭证中同科目的记录；记账凭证处理中会计科目可直接从科目表中获取，引出标准格式凭证具有多核算项目信息，记账凭证处理中自动校验各种平衡关系，保证录入数据的正确性。
（2）、账簿报表的查询中快而准的提供了多种账务处理查询筛选功能，总账可按科目级别、币种、科目范围等查询；明细账可按期间范围、币别、科目范围查询；提供了多栏式明细账、数量金额明细账、核算项目总账等，账簿输出格式优化美观，所有账表行宽小于金额长度时，栏中数据自动显示为##，账簿报表的查询中还提供了日报表、试算平衡表、科目余额表、核算项目明细表。
（3）、期末处理是系统总结了某一会计期间的经营活动情况后，转至下一期的必做事项，同时该模块在结账前，按单位财务管理和成本计算的要求，必须进行期末调汇及清理结算等工作。
2、固定资产。系统能够提供固定资产管理中所需的编码、类别、折旧方法等各种信息；系统能够自动处理有关固定资产的购入、报废、要素变动业务对应的账务处理；系统能够自动按照固定资产的使用情况计提折旧；系统能够提供各种固定资产报表和固定资产卡片复制的功能。
3、工资管理。工资管理中提供了简便易行的计算公式、灵活多变的项目设置、高速快捷的数据录入、各式各样的工资报表、准确及时的费用分配，性能稳定，数据安全。
4、往来处理。系统提供的往来处理功能可以进行核销往来业务，按照自定义条件查阅、浏览往来对账单，利用账龄分析表对设置为往来核算科目的往来款项余额的账龄结构进行分析等。
5、报表与分析。系统提供了资产负债表固定格式分析报表以及自定义报表。其中自定义报表中提供了报表转化功能和数十种取数公式，可以从工资、固定资产等账务系统取数，可以自行编制出满足各种需求的会计及管理报表，并且当账表行宽小于金额长度时，栏中数据自动显示为##。报表分析提供了资产负债分析、收支分析、财务指标分析表三张固定格式分析报表以及自定义报表分析，各分析报表均可采用结构分析、比较分析、趋势分析三种分析方法进行分析，分析结果既可以用表格方式输出，也可以用图形的方式输出。
6、出纳系统。系统提供了单位出纳人员所需要的现和银行日记账、银行对账、资金日报表，账务系统银行日记账与银行对账及支票管理等实用功能；规范的引入和导出接口，自动对账、一次性可选取消所有已勾对的标志及借助排序器实现一对多功能等可充分提高出纳人员的工作效率。出纳系统与账务系统功能分离但数据却可紧密连结共享，合理的数据共享模式可使得会计与出纳人员更能高效的独立工作。
7、系统维护。在账套选项中将重要的核算及账表输出规则选项进行单独设置，简化操作程序，使用户可以方便地对会计科目、核算项目以及凭证、账簿、固定资产等项目进行相关的编辑。
三、内部控制是任何单位进行有效管理和经营的基础，建立一个适应单位电算化会计管理的内部控制制度，是单位健康运行的重要保证。会计电算化在给我们的工作和生活带来极大方便的同时,也存在着极大的风险，所以《电算化管理办法》要求会计电算化的操作必须有严格操作管理制度、硬件、软件管理制度、会计档案管理制度以及适合自己单位的电算化环境下的内部控制制度，做到有法可依、有章可循、严格执行已制定的各项制度，并重点针对业务处理过程中的关键控制点，落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节；并且要随着外部环境的变化、单位业务的不断调整和管理要求的提高，不断健全与更新内部控制制度。
（一）、严格会计工作组织机构的管理。由于电算化会计知识与功能的相对集中,需要对原来的会计机构做相应的调整,设立基本的会计工作岗位和电算化会计的管理、维护等岗位,制定各岗位人员详细的岗位职责制度,确保实现不相容职务的职权分离。
（二）、建立安全的管理控制制度。为了防止电算化会计信息系统遭到非法侵害,需建立多方面的安全控制制度,主要包括:制定上机管理制度,保证计算机设备安全的措施;通过上机记录制度形成上机日志等;按照不相容岗位职责分离的原则,对各业务岗位人员授予处理自己负责工作的授权制度并严格监督；健全并严格执行防范病毒管理制度;禁止在计算机上玩游戏,安装杀毒软件,采用网络防火墙制度等。
（三）、强化风险意识。面对电算化会计信息系统下的各种风险,必须建立严格的内部控制制度,目前,有关计算机系统的舞弊案件时有发生,而且涉及的金额及损失往往比手工会计系统大得多,使我们更加认识到电算化会计信息系统下加强内部控制的重要性。
（四）、加强电算化会计内部控制的内部审计。内部审计制度是单位内部控制的重要组成部分，在某种意义上说是对其他内部控制的再控制。1、对会计资料定期进行审计，电算化会计账务处理是否正确，是否遵循《会计法》及有关法律、法规的规定，审校费用签字是否符合内部控制制度的要求，凭证附件是否规范完整。2、审查机内数据与书面资料、实物资产的一致性，是否账表相符、账实相符、账账相符，对不符合要求、错误的账表要及时纠正和调整，账实核对是保证单位会计资料真实、完整的根本途径。3、监督数据保存方式的安全性、合法性，防止非法删除、修改历史数据等现象发生。4、对系统运行各环节进行审查，如：输入、输出、存档等，防止重复、遗漏和错误操作，针对薄弱环节进行有效控制，提高系统安全性、可靠性。5、提高内审人员素质，培养复合型电算化人才，进行会计电算化方面的人力资源投资，培训具有较高计算机应用与维护能力、熟知财务软件知识、对计算机与会计相关知识有一定了解的会计人员，以适应知识经济时代计算机及网络的飞速发展对会计人员的要求。通过内部审计，可以根据单位实际情况，进行日常性、全过程的控制及监督，及时发现内部控制制度在执行过程中的不合理环节。鉴于内部审计独特的优势，单位必须建立内部监督的组织机构，直接对单位的高层负责，以便使内部审计工作能够顺畅进行。同时单位可以考虑定期聘请中介机构，进行内部控制制度的专项审计，借助外部中介机构的力量以便更好地查漏补缺。
（五）、计算机病毒防范与控制。计算机病毒对计算机系统的安全造成极大的危害，会计电算化系统中的数据一旦遭到破坏，将造成极大的损失。有些会计人员认为安装了杀毒软件就万事大吉，其实病毒的变形和更新是非常快的，即使安装了杀毒软件，也绝非就高枕无忧了。防范病毒最为有效的措施是严禁会计电算化局域网接入广域网中，加强安全教育，健全并严格执行防范病毒管理制度，包括：软件、软盘及计算机系统的采购和更新要通过计算机病毒检测后才可使用；建立软盘管理制度，同时防止乱拷贝软盘，不使用末经检测的软盘；安装防病毒卡和反病毒软件，定期检测并清除计算机病毒。
四、随着计算机的普及以及计算机技术的不断发展, 电算化会计信息系统的内部控制已经成为单位赖以生存和发展的非常有效的管理工具,加强内部控制建设对提高单位经济效益具有重要的作用。
（一）、加强制度建设，增强制度意识。纯粹的制度建设如果没有有效的执行，也就等于没有了制度，我们一方面在加强制度建设的同时，应该进一步培养财务人员的制度意识，保证执行力。当然，建立健全的会计电算化制度，是电算化正常运行的首要任务，包括建立会计电算化操作基本要求、会计电算化数据备份及软盘管理制度，加强财务人员有关制度意识的教育，不仅仅是单位会计信息化发展的要求，更是单位会计电算化安全、有效运行的保证。
（二）、加强程序操作记录。单位应建立日常操作记录制度，记录操作时间，操作人员姓名，操作内容等。
（三）、加强会计人员职能控制。由于会计电算化的相对集中，我们必须制定相应的组织和管理控制，明确职责分工，加强组织控制，将系统中不相容的职责进行分离，以相应的管理规章对系统中的各类人员进行严密分工，通过设立一种相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实和可靠，减少发生错误和舞弊的可能性。职责分工首先是会计电算化使用部门与业务部门的职责相分离，尽可能保持不相容职能的分离;其次是财务部门电算化岗位内部的职责分离。通过进行内容职责分工，以补救不相容职能集中化的不足。在手工会计系统中，会计部门的职能分工为主管会计、会计信息管理、资产管理、资金管理、预算管理、出纳等。会计主管人员负责各项经济业务的合规、合法性审核，会计信息管理人员负责日常成本核算工作，资产管理人员负责工程及固定资产管理，资金管理人员负责资金的筹集，预算管理人员负责各项资金预算、成本预算以及工程预算等，出纳人员负责资金的结算，以上各岗位按照会计制度规定实行不相容岗位分离。在实行电算化后，各项职能分工均按照会计制度进行相关规定，电算主管或系统管理员按照不相容岗位分离的原则，按电算岗位的职能分为功能权限、账套权限、操作时间权限等。在功能权限设置上：负责审核人员，不赋予制证权限，不兼任出纳工作，对业务的真实性、合法性以及完整性负责；制证人员赋予审核权限；出纳人员不赋予除固定资产管理之外的其他工作；电算主管和系统管理人员负责日常监督、系统安全运行、数据安全以及协调各工作人员关系等；会计档案管理人员负责数据光盘、系统光盘及各类纸制资料的保管工作，但数据光盘和系统光盘应分开保管。
（四）、加强会计人员的电算化培训工作。电算化会计信息系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训，提高其对系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性；在系统运行后对有关人员进行培训，不仅仅是系统的操作培训，还应包括让这些人员了解系统投入运行后的内部控制制度、会计信息系统运行后新的凭证流转程序、会计信息的进一步利用和分析的前景等。
（五）、加强程序操作流程控制。为了保证信息处理的质量，减少产生差错和事故的概率，应建立相应的上机守则与操作规程。上机守则主要是对电脑机房内工作的一般性规定。操作规程则是提出了会计业务计算机处理过程的具体操作步骤和具体要求，包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及非常情况的处理等。对日记账和已结账业务应设置不可修改或逆操作程序，要修改必须通过编制记账凭证冲正或补充登记来更正，以保证会计数据的完整性、真实性。
（六）、档案管理控制。进行计算机档案管理控制可以有效保证数据的可恢复性，在计算机系统受到损坏情况下，可以及时恢复财务数据，保证会计资料不会丢失，同时也保证了会计工作的正常运转，具体控制措施有：1、建立计算机档案管理控制，注册名、科目体系、报表数据来源、运算关系、勾稽关系等各种初始资料应作为档案保存。2、每月所有的账簿、科目汇总表、清理账户清单、辅助账页应及时分类归档保存。3、所有光盘、软盘备份应贴好明细标签归档妥善保管，作为档案资料保存。4、做好对电算化会计档案的防磁、防火、防潮、防毒等工作，重要会计档案应准备双份，存放于两个不同地点，同时，定期对磁性介质保存的会计档案进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。
会计电算化后，从很大程度上改变了原手工会计下的内部控制的方法与内容，我们应围绕内部会计控制的目标，结合电算化内部会计控制的特点，提出更高的控制要求，选择新的更多的控制对象，采取更好的控制方式，来重新构建一套较为完善的内部会计控制体系。
2008年9月30日
参 考 文 献
1、李立志。手工与电算化会计信息系统的内部控制特点之比较。中国会计电算化，2001（11）。
2、陈湘滨。浅谈会计电算化条件下的内部控制制度。湖南经济管理干部学院院报，2006（4）。
3、金蝶KIS7.5行政事业版用户手册。
