企业费用报销流程设计

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企业费用报销流程设计 XCLW170660 企业费用报销流程设计

序言·············································4

摘要·············································5

一、公司的基本情况································5

（一）公司简介····································5

（二）公司财务情况的介绍·························· 5

二、费用报销流程的作用及原则·······················6

（一）费用报销流程设计作用·························6

（二）费用报销流程设计的原则······················· 6

三、四川烟叶复烤有限责任公司会理复烤厂费用报销情况·· 6

(一).该企业费用报销的流程·························6

(二).四川烟叶复烤有限责任公司费用报销原则··········7

（三）关于费用报销原始凭证的相关要求··············· 8

四、公司费用报销问题及解决方法····················· 8

（一）公司存在的费用报销问题······················· 8

（二）解决措施···································· 9

后记·············································13

参考文献·········································13

序言

本次毕业实践期间，本人于2012年11月11日起在四川烟叶复烤有限公司实习，进行的工作主要有原始凭证的审核，财务费用报销，计算每月预算费用和实际执行额的差异。在此期间，留意到公司有关费用报销中的一些缺陷导致的问题，给企业良好运转带来的影响。公司在财务费用报销方面虽然有统一的规定，但是财务费用有很多种，基本分为（1）日常办公费用 (2)工薪福利 (3)税费支出、(4)工程相关支出及专项支出几大块，公司却没有在费用报销过程中将其分类。我认为不同的费用报销情况，应有不同的费用报销流程，始其有更强的针对性。本文就对企业费用报销的这一问题进行分析阐述，并设计方案解决问题，使企业费用报销流程进一步完善。

企业费用报销流程设计

摘要：费用报销流程的设计是财务部的基本职责。在坚持财务制度与公司管理制度的前提下，进行真实、合理、合规地审批报销，是财务部门必须坚持的原则。企业财务管理中,费用报销流程的设计是企业制度的重要组成部分,它可以加强企业财务管理工作，完善和规范公司的报销程序及规定，合理控制公司经营费用。根据企业报销内容的划分情况和相关的财经制度及公司相关制度规定，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,分别设计费用报销制度和费用报销流程。完善费用报销的制度，相对减少费用报销的工作难度，有利于财务工作的开展。

关键词：费用报销流程、费用报销制度、财务管理

一、公司简介

（一）公司基本情况

四川烟叶复烤有限责任公司是由四川烟草商业和9家工业企业共同发起，在原凉山三益、泸州三友、宜宾三原三家打叶复烤企业基础上重组整合而成，下辖会理、会东、德昌、泸州、宜宾5个复烤厂，现有员工6000余人，有6条打叶复烤生产线，具有270万担的年设计生产能力，400万担的年实际加工能力。

（二）公司财务情况的介绍

四川省烟叶复烤有限责任公司会理复烤厂，有独立的财务部门，负责厂内的财务工作，有较为完善的公司管理制度和财务制度。财务部门人员设置情况：科长（主要负责财务专用章的保管及记账凭证和原始凭证的复核），出纳（主要负责现金和银行存款的保管以及现金及银行存款日记账和资产的录入和折旧），成本核算（主要担任成本核算、记账凭证的编制、打印、装订以及各项说明的编写），税务会计（主要进行各种税金的计算和纳税申报，年度、月度的财务预算以及原始凭证的初步审核）。

二、费用报销流程的作用及原则

（一）费用报销流程设计的作用

为加强公司内部管理，严格公司管理制度，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出。根据不同类别的费用设计不同的报销流程会使报销行为更规范合理。不同的费用报销情况，有不同的费用报销流程，具有很强的针对性。因为完善了费用报销的制度，就相对减少了费用报销这一块的工作难度，有利于财务工作的开展。

（二）费用报销流程设计原则

1、。费用申请原则。各项费用必须事先申请，根椐权限经部门经理或主管总监审批后方可使用，未经审批的一律不得报支。

2、责任明确原则：谁发生谁报支，不准代报，不准多人合并报支。

3、时效性原则：当月取得费用，尽量当月取得发票，当月入账。

4、费用清晰原则：各报销单据上必须注明所属部门。

三、四川烟叶复烤有限责任公司会理复烤厂费用报销情况

本人在四川省烟叶复烤有限责任公司会理复烤厂财务科实习期间了解到关于费用报销流程的以下情况。

(一)该企业费用报销的流程为：

1）、统一填写费用申请单，申请单上要求填明申请费用的时间、部门，金额、用途。将填写好的申请单交给归口部门确认签字。

2）在费用实际发生后，获取合法合规的各项原始凭证，并填写付款申请单。（付款申请单上要求填明费用实际发生时间、金额、用途、和使用用部门）。将填写好的付款申请单交由相关归口部门签字。

3）将手续完善的付款申请单和合法合规的原始凭证交与财务部门出纳进行费用的报销。

注意：其中单笔费用超过1万元，资金支付超过5万元以上的，需经监查审计部门负责人审核后报总经理审批。

该企业费用报销流程图为：

(二).四川烟叶复烤有限责任公司费用报销原则

1、预算原则：无预算、超预算的项目不得开支。

2、真实合法原则：各项开支必须内容真实、合法，金额确实，杜绝报假账、虚账。

3、标准原则：各项开支应严格按照复烤公司制定的开支标准进行报销，超标部分不得核报。

4、节约原则：各项开支应本着勤俭节约，充分发挥资金效益的原则。

5、跟踪监控原则：复烤公司对复烤公司本部、各复烤厂实行事前预算控制，事中监控，事后考核，凡是超过预算或预算不准确的数据，复烤公司财务管理部可在预算委员会的授权下进行调控，并对预算执行情况进行按月通报。

6、“分级审批”和“归口管理”原则：费用开支由公司分管领导、总经理签字审批，费用由归口管理部门根据费用预算统一登记审核。

（三）关于费用报销原始凭证的相关要求

真实可靠、内容完整、填制及时、书写清楚。经办人报账时必须提供合法、正规、齐全的单据。购买货物、劳务的发票为国家税务部门统一监制的增值税发票或普通发票、行政事业单位的由财政部门核准的统一收据，部门自制并经有关部门负责人或指定人员签名（或盖章）的各种款项发放表、现金支出单及收款收据等。票据的各项内容填写清晰、完整、规范。白条及一般收据不得报账。

四、公司费用报销问题及解决方法

（一）公司存在的费用报销问题

我自2012年11月11日开始，在四川烟叶复烤有限责任公司会理复烤厂财会部门实习。实习期间，主要负责费用报销这一块的财务工作。总结出有关费用报销的以下情况。

优点：

1、有较为完善的公司的管理制度和财务制度（包括费用报销管理办法）。

2、财务部门在工作上都遵循相关会计制度进行，无违规操作情况的发生。

3、费用报销的流程是完整紧密的，不容易出现纰漏，比如说不会出现谎报、多报费用的情况，也不会出现手续不齐全就给与报账的情况。

存在的问题：

1、关于费用报销的单据设置种类太简单。四川烟叶复烤有限责任公司费用报销设置的单据，只有申报单，和付款申请单。在这种单据种类简单的情况下，很难从单据看出费用的类型，也不便于记账凭证的录入。

2、费用报销没有将费用进行分类。这种情况下如果想从账本上找出某一类费用的使用情况，那么工作量是很大的，而且也很难保证其准确度。

3、使用统一的报销流程。统一的报销流程看上去是很好的，因为不复杂，在发生费用时，有关人员都可以很熟练的按规定完成这一报销流程。但实际上，这却无形的加重了财务部门的工作量，在录入凭证式需要财务人员自己辨别费用类型，在查找某一类费用的记账凭证时也需要从众多的费用报销单中进行辨别。这就加重了财务人员的工作量，而且还没有准确度的保证。

（二）解决措施

1. 关于费用报销的单据设置种类简单的解决办法。

为了可以直接从单据看出发生费用的种类，设计各种费用的申请单和报销单。

1）付款申请单：用于除费用外的项目资金使用报销。

2）费用报销单：用于费用类项目的报销。

3）出差申报单：用于出差及出差借款审批。

4）差旅费报销单：用于出差费用报销。

5）机动车辆费用报销单：用于报销车辆行驶费用。

6）借款单：用于员工除出差外的借款。

7）维修申报单：用于维修项目审批

8）原始票据粘贴单：用于粘贴各类原始单据。

9）其他单据：根据复烤公司相关规定执行。

2. 关于费用报销没有将费用进行分类的解决办法。

根据企业的业务类型，我将企业费用分为以下几个类别，这样就可以清楚准确查找某一类费用的使用情况。

1）日常办公费用（差旅费、业务招待费、办公用品费、低值易耗品费、修理费、租赁费、通讯费、印刷费等）

2)工薪福利（工资、临时工资、社会保险及各项福利等）

3)工程相关支出及专项支出（软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等

3.关于使用统一费用报销流程问题的解决方法。

为了降低财务工作人员的工作强度，提高工作效率和准确性，我将针对不同类型的费用，设计不同的报销流程。也许这样看上去较为繁琐，但是各流程的基本程序是不变的，变动的只是部分可以证明费用类别的流程，同时也会考虑到费用报销流程的实用性和简便性。

3.1日常办公费用

3.1.1差旅费

1)填写出差申报单：清楚填写出差人员姓名、地点、时间、任务、部门及部门负责人签字等。

2)差旅费真实发生后填写差旅费报销单（相关归口部门签字）：

3)交付发生的相关差旅费原始凭证（如发票）与签字的费用报销单给财务部门出纳进行费用报销。

3.1.2业务招待费

1)填写费用报销单：清楚列出招待单位及陪同人员数目，招待时间地点，金额。

2)交付合法有效的支付凭证（如发票）等，发票要与招待地方名称相符。

3)业务招待用烟、酒、礼品等必须具备申报手续，并附入库单及领用清单。

4) 将手续完善费用报销单和相关支付凭证交与财务部门出纳进行费用报销。

3.1.3办公用品、低值易耗品

1)填写购置申报单，要求清楚填列：办公用品、低值易耗品品名、数量、预算金额等，申报部门和归口管理部门负责人及分管领导需审签

2）填写材料物资入库单；材料物资出库单；合法有效的发票；单批购置金额在1万元及以上的，须附盖有“合同已评审”字样的正式合同原件。

3)填写费用报销单，要求清楚填列：办公用品、低值易耗品品名、数量、实际金额，相关领导签字。

4）将手续完善的入库单和费用报销单交与财务部门出纳进行费用报销。

3.1.4修理费

1）填写维修申报单，要求清楚填列维修物品名声、编号、所属部门、使用人。由修理单位提供的合法有效的发票及修理的明细料单；维修验收单；房屋维修1万元及以上的除上述手续外，还须附盖有“合同已评审”字样的正式维修合同原件。

2）填写费用申报单，要求填列维修物品名声、编号，维修金额，并由相关领导签字。

3）将手续完善的费用申报单和相关修理明细资料交与财务部门出纳进行费用报销。

3.1.5租赁费

1）获得租赁事项审批手续；盖有“合同已评审”字样的正式租赁协议原件，要求清楚填列租用对象、时间、地点、用途等；合法有效的发票等。

2）填写费用报销单，要求填明：租用对象、时间、地点、用途，金额，并由相关领导签字。

3）将手续完善协议原件和费用报销单交与财务部门出纳进行费用报销。

3.1.6通讯费

1）获取专用发票（发票不能开具给个人）；通过银行托收的，还须附托收承付单。使用通讯费用人员明细表格。

2）填写付款申请单，要求填明通讯费发生月份，金额，并由相关领导签字。

3）将手续完善的付款申请单和发票交与财务部门出纳进行费用报销。

3.1.7运费

1）获得运费结算单；发运单；收货单；货物运输发票；货物汇总表，1万元以上运费还需具备盖有“合同已评审”字样的正式运输合同（协议）原件；。

2）填写费用报销单，要求填明运输时间、重量、路程、金额，并由相关领导签字。

3）将手续完善的费用报销单和运输协议交与财务部门出纳进行费用报销。

3.1.8印刷费

1）获得请示批复或内部决议资料；1万元（含）以上的盖有“合同已评审”字样的正式合同（协议）原件及实物清单；出入库单；合法有效的发票。

2）按规定填写费用报销单，并由相关领导签字。