研究背景与意义
会计电算化信息系统概述
1、会计电算化信息系统的物理结构
2、软件
3、人员及数据库、规程
4、总体职能结构
二、会计电算化信息系统的应用现状与问题分析
1、会计设备管理问题
2、IT运维服务问题
3、会计数据信息安全问题
4、应用管理上层意识问题
三、对会计电算化信息系统的应用管理
对设备的应用管理
人员管理
会计数据信息的应用管理
内 容 摘 要
在现代经济领域,会计核算质量和会计工作效率的重要性越来越突出，会计电算化信息系统引起各企事业单位的关注，而会计电算化信息系统及时、准确、全面、系统、科学的数据处理方式越来越受企业的青睐。所以，加强会计电算化信息系统的应用管理,是企事业单位平稳推广会计电算化信息系统运用的前提，是现代管理工作良性发展的基础。做好会计电算化信息系统的应用管理，应当结合各企事业单位自身特点，从需求、运用到普及推广等各方面的管理，应层级狠抓落实到位,建立健全内部管理制度，保证电算化会计信息系统的正常运转，为企事业单位的健康发展保驾护航。
[关键词]电算化；会计信息系统；应用管理
会计电算化信息系统的应用管理
一、研究背景与意义
会计工作由传统的手工记账、算账、报账发展到现代电子数据化管理，由幕后简单的财务管理转变到直接参与企业管理、经营决策层次，会计工作职能不断深化，越来越多的数据表明会计工作在企业发展历程的角色变得多元化、复杂化，这对会计工作的管理提出了更高要求。实践证明，会计电算化信息系统在企业中的应用和普及，误差少、会计信息及时快捷传送、会计数据收集准确性高等特点，极大的改善企业财务管理工作的效率,为企业抢占市场赢得先机。当然，新系统带来新的工作方式，为能有效地服务于各企事业单位财务管理工作，应当开发与之匹配的管理方式。现今阶段，这种管理方式，在相当长的一段时间里，会是一种管理新方法、新技能，我们只有掌握了它，才能顺利进行会计电算化信息系统会社会推广工作，才能为推动我国会计行业改革发展奠定良好基础。基于这些原因，本文介绍了电算化会计信息系统应用过程中的一些管理。
二、会计电算化信息系统概述
会计电算化信息系统是一个组织处理会计业务、会计数据，并为企业内、外部信息使用者提供财务信息和有关决策所用的信息的人机系统，是将计算机技术、网络技术、住处技术和管理控制理论用于财务会计工作的结果。这个系统是由计算机硬件设备、计算机软件、电算化管理制度和财会人员以及有关的计算机人员组成。具有数据来源广泛，数据量大；数据的结构和数据处理的流程较复杂；数据的真实性、可靠性要要求高；数据处理的环节多，很多处理步骤具有周期性；数据的加工处理有严格的制度规定并要求留有明确的审计线索；信息输出种类多、数量大、格式上有严格的要求；数据处理过程的安全、保密性有严格的要求等特点。
会计电算化信息系统的物理结构
电算化会计信息系统的物理结构即物理组成，包括计算机硬件设备、软件配置、数据库、规程和人员等。
硬件设备包括:
输入设备：目前使用较多的是键盘输入设备。通过键盘，可以把收集到的数据输入计算机中，键盘是人和计算机对话的桥梁，用户可以通过键盘来控制计算机的运行。
加工处理设备：主要包括计算机的控制器、运算器等。控制是指挥计算机系统各部分协调工作的部件，是计算机系统的“神经中枢”；运算器是进行运算的部件，它除能完成算术运算外，还能进行比较、移位及逻辑运算。控制器和运算器合称为计算机的中央处理器（CPU）。
存贮设备：是存放数据和信息的设备，分为内存贮器和外存贮器。内存贮器是存放当前正在运行的程序和所需数据的部件，能够保存和记录原始数据、运算步骤以及中间结果。但内存贮器的数据是易丢失的，它随电源的关闭而消失，因此，在数据的加工处理过程中，要随时注意把加工的信息存放在外存贮器上。外存贮器是用来存贮需要长期保存数据的设备，会计电算化软件和会计数据都需要在外存贮器上贮存，运行时再调入内存贮器执行。
输出设备：是将数据加工处理的结果输送出来的设备。一般有打印机、显示器等。外存贮器也可以说是一种输出设备。打印机是以纸介质的形式进行信息输出的，如电算化会计的总帐、报表等就需用打印机输出。显示器能在屏幕上显示输出信息。显示器常与键盘连接，以便同时作输入或屏幕输出显示使用。
(2)硬件组合方式:
单机结构：由一台计算机和相应的外部设备组成。这种结构，所有数据集中输入、存贮和输出，属单用户工作方式。在这种方式下，同一时刻只能供一个用户使用。其优点是数据共享程度高、数据一致性好；但只有一个输入输出口，影响数据输入输出速度，成为数据处理的瓶颈，但数据处理量和存贮空间受到一定限制，降低整个系统的工作效率。因此适用于小规模的数据处理。
多机松散结构：由相互独立的多台计算机分别形成电算化会计信息系统中的子系统，以分别完成不同的任务，各台计算机之间不直接发生数据联系，形成多机松散结构方式。这种方式，数据的输入、处理和输出分别在不同的计算机上完成，可以缓解输入输出的瓶颈问题，提高了整个系统处理数据的效率，但由于分散处理，数据的共享性较差，系统完整性不高，整个系统的效率也不高，成本也较高。
联机结构：整个系统由一台主机和若干个终端组成，数据通过各个终端输入，数据集中于主机处理，形成联机结构方式（亦称多用户结构方式）。这种方式，数据通过终端输入、输出每个终端都可进行数据输入，且可同时进行，数据集中处理，能够实现数据共享，系统的整体效率提高，大多数中型机和小型机都采用这种结构。这种方式的优点是分散输入输出，解决了瓶颈问题，数据集中处理，解决了数据的共享性，提高了整体的效率。其缺点是，主要事务由主机处理，各终端也时常占用主机时间，当终端数量较多时，将降低各终端的处理速度。
网络结构：把多台计算机联接在一起形成网络终端，相互通迅，共享资源，组成一个功能更强的计算机系统。计算机网络分远程网和局域网，电算化会计信息系统一般都采用以微机作服务器的局域网，这种方式的优点是输入输出可在各工作站上进行，简单处理也可在本地工作站上完成，使系统效率提高，并能够使资源共享，提高系统的兼容性、适应性和系统性，是电算化信息系统较为理想的硬件结构方式和工作方式。但它对技术和管理方面的要求较高，而且投资也较大，一般适用于大型企业。
2、软件
软件是运行、管理、应用和维护计算机所编制的各种程序的总和。软件的种类很多，但各种软件开发目的都是为了扩大计算机的功能和方便用户。软件通常分为二类，即系统软件和应用软件。
系统软件是计算机必需配置的用于计算机系统管理和运行的那部分软件。主要包括操作系统和语言系统。
操作系统是为了控制计算机的处理操作而编制的一组程序。在所有的软件中，操作系统是紧靠裸机的第一层软件，是对硬件功能的首次扩充，而其他软件是建立在操作系统的基础上进一步对硬件功能进行扩充，并在操作系统的统一管理和支持下运行。因此，操作系统在整个计算机系统中占据特殊的地位，它不仅是硬件与其他软件的接口，而且是整个计算机系统控制和管理的中心。
语言系统，如机器语言，汇编语言，高级程序语言。目前一般都使用高级语言编制程序，如BACIC，COBOL，DBASE和FOXBASE数据库语言，C语言等。高级语言易于理解和掌握，使用高级语言可以方便地编制出解决各种实际问题的程序。
应用软件是利用计算机语言编制的解决各种实际问题的程序。它常分为通用软件和专用软件。通用软件是一些标准的程序，如汉字处理系统，数据输入程序，账务处理程序、财务报表生成程序等，用户可根据自己的需要，有选择地进行安装。专用软件是专门为某一用户编制的程序，它因具体单位的生产经营特点和需求的不同而有所差异。大型企业（如石油生产公司）的电算化会计核算系统可针对自己的需要来设计具有自身特点的会计软件（专用软件）。
3、人员及数据库、规程
在电算化会计信息系统的物理结构中，除硬件设备和软件外，还有数据库，规程和人员等。数据库是存贮在计算机内按一定结构组成的数据的集合，组成会计信息的数据库供会计信息管理系统处理、查询和输出；规程是系统运行的各种规定，如电算化会计的内部控制制度、操作使用说明书、有关管理制度等；人员是从事电算化会计信息系统研制、开发、使用和维护的人员，包括系统管理人员、系统分析设计人员、系统程序员、数据操作人员、系统维护人员等。
4、总体职能结构
一个完整的电算化会计信息系统应该含有电算化核算子系统和财务管理子系统两大模块，在这两大板块里又含有帐务管理、工资管理、存货核算、固定资产核算、成本核算、采购与应付核算、销售与应收核算、报表编制、资金管理、成本管理、收入管理、投资管理等应用操作子模块，它们通过或集中传递方式或直接传递方式或账务处理中心方式等方式实现各子系统之间的数据传递，构成一个完整的会计事件流程。
二、会计电算化信息系统的应用现状与问题分析
我国的会计电算化起步于上世纪80年代初90年代后，才逐渐推广和发展起来，经过近二十多年的努力，基本上已经普及各行业企业中。在我国会计电算化改革进程中，尽管投入了大量的人力物力，但由于种种客观原因，在推广和应用过程中，还是存在许多问题需要改善。
1、会计设备管理问题
目前，很多企业都开展了会计电算化信息系统推广工作，但多数企业在系统实施过程中，了解不深、研究不透。导致采购的设备类型混乱、采购不统一、不及时、设备多余浪费等，造成投入成本增加，企业承担压力大等，不利于会计电算化信息系统长期稳定推广工作的开展。
2、IT运维服务问题
会计电算化信息系统推广工作，很多企业都忽略了IT运维服务方面的支持工作，在实施前期、过程及应用阶段，缺少来自IT运维人员的有力支持，造成系统有问题不能及时反馈和解决，或者反馈问题描述不清，系统开发人员误解等，一个系统的研发、应用到推广，总会伴随各种各样的技术问题，这些问题不解决，就会影响到系统稳定性，影响到系统推广的成败。
3、会计数据信息安全问题
会计电算化的安全性一直是系统设计者考虑的问题,同时也是系统用户最为担心的问题,其安全风险主要表现在以下几个方面:
(1)、会计信息数据的失真。会计信息是对企业生产经营活动的综合反映,满足企业的内部管理和外部相关部门和个人的需要,信息的质量直接影响到企业的经营管理、预测和决策。会计信息的真实、完整和准确是对会计信息的基本要求,一旦会计信息系统的安全受到损害,最为直接的就是会计数据的错误,数据的丢失或被篡改,致使信息失真。
(2)、企业资金结算的安全问题。在网络经济的电子商务环境下,企业经营越来越依赖于客户,企业在网上的财务活动日益增多,如网上定购、网上销售、网上结算、网上理财、网上证券投资及外汇买卖等,买卖双方都是不谋面的信息交流,完全凭借双方的信誉进行交易活动,这样企业就面临着财务结算的安全问题。
(3)、 企业重要信息的泄露。信息技术高速发展的今天,信息在企业的生产经营管理中变得越来越重要,决定着企业在激烈的市场竞争中的成败。因此利用高科技手段非法窃取企业机密,是构成企业系统安全风险的重要形式。
(4)、计算机病毒侵袭造成系统无法正常运行。计算机病毒除了可以通过软盘、光盘等途径进行传播外,还可通过网络环境进行传播。在网络环境中,计算机病毒的隐蔽性更强、破坏力更大、传播速度更快,对电算化信息系统及远程网络传输的安全构成极大的威胁。计算机病毒不仅能对正确的会计信息资料进行删除、修改,还可破坏计算机硬件,造成毁灭性的破坏。
(5)、人为的舞弊行为。电算化系统的内部工作人员为了达到窃取或泄露商业秘密,非法转移资金,掩盖各种舞弊行为等非法目的,有意协助竞争对手获取和破坏会计数据,从而对会计软件、数据等进行非法篡改、删除,给单位造成严重损失。
(7)、工作人员的无意行为。由于使用电算化系统的工作人员素质不高,或责任心不强等原因造成的数据录入错误、操作步骤失误、监控力度不够等,使会计数据录入或处理出现错误,从而导致会计信息的不可靠、不完整和不真实。
4、应用管理上层意识问题
企业会计电算化的改革推进，是一场是对管理模式、组织结构、思维方式进行的一场"自上而下"的创新和变革，是一个长期连续不断改进的过程。但在一过程中，有些企业的决策者没有意识到这一点，认为是会计部门和计算机专家的事，只要给足资金就行，这就导致改革行动“雷声大，雨点小”，工作落实不到位，未能达到系统推广的初衷。是信息化建设取得成功的首要条件,是企业信息化起步与成功的关键。再就是没有建立系统应用管理领导机构。系统的应用推广没有进行详细的调研、论证, 需求分析不明朗,实施步骤和目标不明确,也没能听取多方意见,决策指令传递不到位等，阻碍了企业会计电算化的改革进程，影响会计电算化信息系统健康发展。
三、提高会计电算化信息系统应用管理能力的措施探析
1、对设备的应用管理
(1)、建立固定资产管理制度
从设备的采购、入库、发放、领用、损毁等都应有完整地审批管理制度，并设有固定资产管理员，定期盘点，保证运行设备的完整性和技术性要求。
(2)、建立设备使用管理制度
为保证系统能有正常的运行环境，必须建立有相应的设备使用管理制度，包括设备的运行要求、技术指标、使用规程、操作手册、注意事项等作出一系列的规定，如机房建设技术规范、机房管理制度、IT设备管理办法等等，营造系统运行良好环境，提高系统运行的持续性。
(3)、建立运维管理制度
建立一支自己的高素质的信息技术运维队伍，建立运维管理制度，对运维工作提出考核要求，保证软、硬件设备和整个系统的正常运转，使其在系统应用过程中发挥应有的作用，减少系统应用过程中的人为阻碍，有利于系统的普及和推广。
2、人员管理
(1)、提高系统操作人员入职条件
会计电算化信息系统的应用，会计工作效率的提高和会计人员劳动强度的降低,使会计人员有更多的时间参与企业经营管理,会计工作职能转变,会计人员知识结构也发生了变化，从而使系统操作人员素质要求更高，既精通会计业务，又精通计算机和计算机数据处理技术，才能适应会计电算化信息系统功能操作需求。所以，提高系统操作人员的入职条件, 适合会计电算化信息系统应用管理工作的客观需求。
(2) 建立和完善会计培训和继续教育制度
搞好系统操作人员的后续培训是会计电算化信息系统应用管理的重要环节之一，定期开展针对系统技术指标、操作规程、系统升级、运维技术等内容培训，让系统操作人员不断掌握系统操作知识，提高系统操作技巧，并积极开展系统便捷性操作需求调查，收集分析筛选可用需求，这样有利于系统的二次开发，提高系统的可运行性和可操作性，更适合各企事业单位会计工作职能要求。
3、会计数据信息的应用管理
电算化会计信息系统是以计算机作为主要数据处理工具的会计信息系统,会计在传输过程中难免出现各种各样的问题，如数据丢失、数据失真、数据泄密等，为保障会计数据信息在企事业中发挥出它应有的作用，在遵循国家制定的保护计算机系统安全及计算机知识产权的法律法规前提下，还应建立一整套从投入使用、业务操作到设备管理等完善的、行之有效的会计信息风险防范措施或管理制度。
(1)、建立健全内部控制制度
首先对会计数据信息的应用安全进行内部控制，确保数据不丢失、不毁损、不泄露、不被非法侵入，数据处理结果真实正确。一般包括以下内容：①数据输入控制。首先，输入的数据应经过必要的授权和审批，并经有关的内控部门检查。其次， 应采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验，如总数控制校验、平衡校验、数据类型校验、重复输入校验等。②数据处理控制。包括有效性控制和文件控制。有效性控制包括数字的核对。对字段和记录的长度检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检查等。文件控制包括检查文件长度、文件标识、文件是否被病毒感染等。③数据输出控制。一般应检查输出数据与输入数据是否匹配，输出数据是否完整，是否能满足使用部门的需要，数据的发送对象、份数应有明确的规定，要建立标准化的报告编号、收发、保管工作等。
其次是实施有效的实时监控。随着会计不断发展，计算机在会计中的应用已相当普遍。手工方式下内部控制已不能适应会计电算化信息系统要求，这就要求在会计电算化信息系统内设置操作与监控两个岗位，对每一笔业务同时进行多份备份。当会计人员进行账务处理时，其操作和数据也被同步记录在监控人员机器上，由监控人员进行即时或定期审查，一旦出现数据不一致便进行深入调查，以实现有效牵制，从而实施有效监控，加大审查、复核力度。
(2)、建立系统相关设备的定期检查制度
建立硬件设备的保养、维护制度，做好硬件设备的使用、故障、维护的记录及报告，发现问题及时解决；定期组织硬件管理人员及计算机操作人员学习相关的设备维护知识，经常利用设备的自检功能检查计算机及其相关设备的性能及运行状况，以防设备突然发生故障而中断电算化会计系统的运行。各单位不但要建立健全硬件管理制度，还应通过岗位责任制、奖惩制度等，激励和监督该制度的有效实施与执行，以便及时排除不安全的因素，为计算机信息系统的运行创造良好的运行环境。
(3)、建立多级备份机制
首先是利用服务器双机热备份或RAID镜像技术。在后台建立双机数据库服务器系统，进行系统热备份，在发生故障时，服务器自动切换，保证在一般故障情况下服务器系统的不停顿工作，这在多账套、多部门应用以及远程网络服务条件下保持数据库不间断服务尤其重要。RAID是廉价磁盘冗余列阵的英文缩写，在数据库服务器中，它通过磁盘镜像技术实现数据冗余来提高数据的可靠性，即一个逻辑磁盘由两个物理磁盘组成，并且每个写操作都在两个磁盘上进行，如果其中一个磁盘发生故障，数据可从另一个磁盘读出。
其次是开发财务软件系统自动备份功能。财务软件系统必要的自动备份可以弥补用户自主备份不足所产生的损失，虽然它会消耗系统资源，并且频繁的自动备份会影响系统的运行效率。一般是定期自动备份（如一周、一月）和数据更新时强制性自动备份（如大量数据输入、结账时的备份）。
最后要求系统管理员定期集中备份和账套主管的日常备份。这是用户自主进行的备份工作，要做到勤备份、少恢复，任何恢复操作必须有明确的书面记录，记载数据恢复的原因、恢复时间、恢复人和用以恢复的备份数据详细情况。数据的备份应分别存在3个以上地点，并由专人保管，贴上写保护标签并用印章或封条签封，并定期进行转储。
(4)、系统数据信息使用环境管理
现今阶段，大多数企事业单位连接互联网络办公已成为趋势，数据交换快捷的互联网办公环境带给人们便利的同时也带来各种形式的问题，病毒、黑客、信息诈骗等违法行为层出不穷，会计电算化信息系统数据信息安全面临严峻考验。对面这种情况，我们应根据各单位的具体情况，对会计电算化信息系统运行环境的风险和可控性进行客观合理的评价，然后作出相应的管控，建立健全信息安全管理体系，提高接入互联网络限制条件，并作出相应的应急处理预案，确保会计电算化信息系统数据信息的真实性。同时，结合内外检查监控机制和交流反馈机制，及时发现现有的或潜在的问题，采取纠正、预防措施，持续改进和完善安全管理体系，提高安全绩效。
结束语：
综上所述，可以得知，会计电算化信息系统是否能得以顺利推广和普及，是否能为企事业单位健康发展起到保驾护航的作用，与会计电算化信息系统的应用管理是否到位有很大的关系，会计电算化信息系统的应用管理也是会计电算化信息系统得以成长成熟的无形动力。我国多个领域都在利用会计电算化信息系统来对企业内务的财务信息进行的管理。为确保会计电算化信息系统正常运转，企业必须加强做好会计电算化信息系统的应用管理工作。但面对当今社会信息大爆炸时代，计算机应用技术日新月异，会计电算化信息系统应用管理面临巨大的挑战和机遇。在做好当前管理工作的基础上应不断改进管理方式和技巧，健全各类管理制度，搭建、优化计电算化信息系统发展平台，提升应用管理能力，并使其日趋成熟和完善，迎来会计行业发展新时代。
参 考 文 献
[1]虞晓红.电算化会计信息系统的风险与防范[J].经济师，2006（03）
[2]于成洋.浅谈电算化会计信息系统的管理应用.计算机光盘软件与应用.2010(13):5-6
[3] 仰华胄.会计电算化信息系统.首都经济贸易大学出版社, 2004
[4] 巩家民.浅议会计电算化信息系统的安全问题.集团经济研究, 2005(20):146-146
[5] 王贞杰 续晓红. 建立和完善会计电算化信息系统的内部控制.经济技术协作信息.2010（15）.1034.81
[6] 周春梅.加强会计电算化信息系统内部控制.集团经济研究 2006.6(199).192-193
[7]任冬炎.我国中小企业信息化建设中存在的问题及对策. 沿海企业与科技.2012(05)
