2．建立完善的岗位责任制和规范的岗位管理措施。岗位职责应包括各岗位在操作流程中所负责的工作内容、出现错误时承担的责任内容。按照不同的岗位,明确工作任务,赋予各岗位相应的职权和责任,建立相互配合、相互督促、相互制约的工作关系,对重要业务实行必要的责任分离。如对机要文件管理岗位的要求，既要从业务上提出要求，更应从责任心和保密工作方面加强考核；而文秘岗位除了熟悉公文处理的业务和要求外，还应具有较强的责任心和协调能力。同时，对玩忽职守、违反办文和办事程序、效率低下的工作失职者也应作出相应的处罚和惩戒规定。
（二）规范化
1．提高认识，加强培训，为文件质量的提高创造良好的氛围，做好充分的主观因素的准备。
（1）领导重视是公文质量提高的有力支持和保证。《国家行政机关公文处理办法》第6条对机关负责人即机关领导在公文处理工作中的职责作出了明确规定,一是要高度重视,二是要模范遵守有关公文处理的规定,三是要加强领导和检查。实际工作的经验也告诉我们，领导重视并带头执行公文管理的规定和要求，对于文件质量的提高起到了积极的推动作用。文秘工作者也要主动开展工作，争取领导的重视、关心和支持。
（2）加强培训，提高人员整体素质。首先应提高文秘人员素质。文秘人员在公文处理中不仅是执行者而且是把关者，在公文处理的许多环节都处于影响、制约和监控公文质量的地位，因此，文秘人员的素质包括思想认识水平、政策理论水平、文字表达能力、计算机和公文处理软件的应用能力以及工作态度、责任心等,都会对公文质量产生直接影响。所以,要确保公文质量,必须重视加强对文秘人员的教育培养，不断提高人员的素质。其次还应通过培训和指导等手段，开展公文展览、讲座等多种形式，不断提高机关人员整体写作水平。
2．从文件的产生、运转到发挥效能，坚持把好起草关、发文关、审核关、程序关、协调关和时效关。
（1）把好起草关。公文撰写质量是保证公文质量提高的前提和基础。公文在行政工作中的一个重要作用就是沟通。文件撰写质量主要取决于文件的文字质量和内容质量。要准确地表达公文的内容就要做到文字准确、精炼。这样才能缩短公文处理的时间，从而提高行政工作办理的效率。特别把好语言文字关。公文的语言文字表述如何,直接关系到个人文风和公文的质量,影响公文的贯彻执行。应以实事求是的科学态度和一丝不苟的负责精神,对公文进行逐段、逐句、逐字的推敲,努力降低文字差错率,增强语言表现力。在尊重并保持公文原意的前提下,敢于负责地对语言文字方面存在的问题做一些技术处理,淘汰那些与主题无关的内容和词句,删掉那些空话、套话、废话和多余的没有典型意义的材料,加工、润色那些不庄重、不准确、不严谨、不规范的语言。通过精雕细刻,使公文主题更加鲜明,语言更加精炼,篇幅更加简短,成为“精品”力作。
（2）把好发文关。就是按照合法性、必要性、规范性、准确性、时效性的原则，从工作需要出发,本着少而精的原则,把好发文的审核关。坚持不该发的公文坚决不发，对于不发的文件,要主动与拟稿部门联系,做必要的协调解释工作,讲明原因,并提出妥善处理的办法,以取得他们的理解和支持,共同做好控文、减文工作。同时要落实层层审核把关制度，保证公文质量,维护公文的严肃性、权威性和规范性。
（3）把好审核关。首先要把好格式审核关。就是按照《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》,认真审核公文的规格样式及其组成要素。查看文种是否恰当,标题是否准确,发文机关和收文机关的关系处理得是否恰当,主送、抄送机关的范围是否合理,秘密等级、紧急程度、发文字号、附件等是否合适,特别是要查看有无党政不分、请示与报告连用或混用、一文数事、多头主送、越级行文、首尾缺项等问题。送达范围、主题词、抄送机关、印刷版记,都要符合国家的规定,防止漏项、错项或多项。通过审核,使公文保持庄重、大方的形象,统一、规范的格式,从而增强公文的权威性和严肃性,使公文发挥应有的作用。其次要把好内容审核关。就是在公文处理工作中,认真审核公文内容,看是否符合党的路线、方针、政策；是否符合国家的法律、法规；是否符合全国、全省和本地工作大局与实际;提出的工作意见、要求、措施和办法是否切实可行等。在审核中遇到有疑问的地方,特别是遇到涉及民族、宗教、干部人事、机构编制、财政开支、税收减免、群众切身利益等敏感问题,要及时与拟稿部门进行沟通和协调,弄清来龙去脉,取得一致意见,确保公文内容不出任何差错。
（4）把好程序关。就是按程序办文,使公文运转的每一个环节都符合规定程序,这是公文处理工作必须把握的基本原则。应当做到：公文起草，要有令而动，有据可依；公文呈批，要层层把关，按级负责；联合行文，要协商一致，共同审签；公文办理，要逐级呈送，遵示而行。如果不按程序办文，不仅办不了、办不好，甚至会办出问题，延误时间，影响工作，给机关部门之间造成矛盾，影响团结。因此，在办文过程中，必须按规定程序操作，杜绝公文运转的错位和“倒流”现象，使公文处理工作更加规范有序。
（5）把好协调关。对文稿中涉及的问题，有不明确的地方或不同意见，要与有关部门会商，征求修改意见，必要时，可约请有关部门讨论商定。对于改动的地方，要返还拟稿人征求意见，避免错改，也是对拟稿人的尊重。修改时，应正确使用修改符号，以方便打印和校对人员工作。文秘人员应主动与拟稿人进行沟通协商，使拟稿人比较愉快地接受文秘人员的意见并修改文稿。
（6）把好时效关。就是坚持特件特办，急件急办，一般件抓紧办，在符合办文程序，保证办文质量的前提下，按时限要求完成公文处理任务。如果公文处理不及时，即使公文再好，也难以实现它应有的价值和功能。因此，办公部门快速高效地处理好每一份公文非常重要。要做到这一点，应从以下三个方面入手：一要加强预见性，做到了解情况全面，领会意图准确，这样才能把握工作的主动权，有条不紊，忙而不乱；二要有雷厉风行、埋头苦干的工作作风，始终保持良好的精神状态和旺盛的斗志，做到急事急办，特事特办，当日事当日毕；三要加强协调，主动配合，做到心往一处想，劲往一处使，同心协力做好工作。
（三）科学化
1．管理科学化
公文处理工作的科学化，就是公文处理工作要在合乎科学规律的前提下进行，能够运用科学手段对公文处理流程进行监控，以确保公文处理工作的及时、准确、安全、高效。要科学地监控公文处理的全过程，以调动公文处理过程中签收、审核、批办、交办、承办、催办、草拟、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等每一个环节责任人的质量意识，把好公文处理的质量关，就必须建立公文质量管理体系，用科学化的管理办法来全面保证公文的质量，从而促进公文处理工作的科学化。
2．加强信息化建设
随着科技进步，现代化办公技术的应用，特别是公文处理软件的开发应用和电子政务的推行，使现代公文处理的技术含量越来越高，公文处理的技术管理成为提高公文处理质量的一个必要内容。这也是一个需要不断探索和实践的领域。在现代化程度较高的文秘部门,还应当配备专门的公文处理技术管理人员，加强公文处理的技术管理以提高公文处理的效率。
四、结语
综上所述，公文是行政工作中的重要因素和工具，直接关系到行政效率的提高。正确认识提高文件质量的重要性和必要性，认清文件质量上存在的问题，采取有效措施不断提高文件质量，可以促进公文效能的实现，有效提高行政效率。
引文注释：
（注1）《国家行政机关公文处理办法》（国发［2000］23号）2000年8月24日
（注2）毛泽东：《反对党八股》，《毛泽东文集》第三卷 133页
（注3）毛泽东：《反对党八股》，《毛泽东文集》第三卷 133页
（注4）《国土资源部公文处理实施细则》（国土资发[2001]3号）2001年1月3日
参考文献：
1.任玉忠：《新编办公室工作实务》 蓝天出版社 2003年12月第1版
2.全国干部培训教材编审指导委员会：《汉语语言文字基本知识读本》人民出版社2002年2月第1版
3.白向荣 王彬：《加强公文质量管理的几点体会》 《航天工业管理》1999年第3期第52页
4.徐会传：《依法规范公文格式 切实提高公文质量》 《秘书之友》2001年第10期 第32页
5.贾海修 张金松：《严把三个环节 规范公文处理》《秘书工作》2002年第10期 第41页
6.河南省南阳市委办公室：《把好公文审核关 提高公文处理规范化水平》《秘书工作》2002年第1期 第34页
7.尚立新：《公文处理工作秩序做到安全、准确、及时》《秘书工作》2002年第7期第34页
8.国办秘书一局：《秘书局业务工作手册》（2002年3月编）
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