视图的第一列列值用资产申请、合同文档、付款记录、发票里记录的付款审批的文档编号这个域，需要升序、分类
第二、三列可以是资产申请、合同文档、付款记录、发票的编号、标题
发票
通过浏览器完成所有操作，管理员也可以通过Notes客户端完成所有功能
各部门的资产管理员根据成功的付款申请创建发票
靠付款申请号关联到付款记录
发票流程图
发票收到
角色：无
任务：部门资产管理员收到发票
输入发票信息
角色：部门的资产管理员
任务：输入发票信息
要点：
审批管理员、部门资产管理员可编辑
负责人，部门领导只读
与付款申请文档链接
角色：部门的资产管理员
任务：与付款申请文档链接
记录的数据：
发票编号；
对方公司名称
金额
设备
时间
说明：
通过发票号与付款申请关联，两个财务角色有读写相关域的权限
表单的设计
可通过付款审批创建
新发票文档继承付款审批的文档编号
保存的时候把文档编号写回到付款审批中
使用内嵌视图，视图的嵌入式选项是一可编辑单选按扭（按关键字变化刷新域）的值
嵌入视图的显示单个分类是付款审批里记录的发票的文档编号这个域的域名
嵌入试图的设计
需要一个视图，分别用于显示相关的付款审批
视图的第一列列值用付款审批里记录的发票的文档编号这个域，需要升序、分类
第二、三列可以是付款审批的编号、标题
付款记录
付款记录流程图
流程描述：
建立付款记录
角色：各部门资产管理员
任务：建立并输入付款记录
要点：付款记录的建立应该是在付款申请建立的同时
标记
角色：各部门资产管理员
任务：如果已付款则在付款记录中标记为已付款
要点：
在对付款申请进行确认时自动对其所有付款记录予以确认
审批管理员、部门资产管理员可编辑
负责人，部门领导只读
表单的设计
可通过资产申请创建
新付款记录文档继承资产申请的文档编号
保存的时候把文档编号写回到资产申请中
使用内嵌视图，视图的嵌入式选项是一可编辑单选按扭（按关键字变化刷新域）的值
嵌入视图的显示单个分类是资产申请、付款审批里记录的付款申请的文档编号这个域的域名
嵌入试图的设计
需要两个视图，分别用于显示相关的资产申请、付款审批
视图的第一列列值用资产申请、付款审批里记录的付款记录的文档编号这个域，需要升序、分类
第二、三列可以是资产申请、付款审批的编号、标题
设备管理
需记录设备情况、设备使用等数据。要完成每月设备对帐、年末设备盘点、报废记录、设备调拨等功能。
设备情况
涉及报表和产生excel、文本文件等功能不通过浏览器实现，其他功能可以通过浏览器界面完成
资产管理员可创建记录，其他人员按权限查看记录
根据付款记录生成设备记录，自动记录创建时间、作者，按属性分类自动产生固定资产号
按正常使用、报废、折旧到期分类（视图）
附属设备的编号
由固定资产编号关联到父/子设备
由付款申请号关联到付款记录
由供应商号关联到供应商资料
变更（借用、领用、归还、报废）记录需要把历史情况记录在本文档中，记录变更日期，自动修改相关数据（如使用部门）
记录的数据：
设备编号，(可以自动生成条码并打印出，贴在设备指定处)
对应付款记录编号，（单选，抄录付款申请中的供应商情况）
入库时间，（自动）
创建者，（自动）
设备条形码号1，（序列号）
设备条形码号2，（保修号）
设备条形码号3，（备用）
设备名称，
型号，
附属设备或配置，
类别、
类型、
当前使用部门、
当前使用人、
当前使用类型（个人用、部门公用、代管等），
父设备名称，
父设备编号，
子设备名称，
子设备编号
购买日期，
起用日期，
设备状态，
定货采购部门，
供应商编号，
供应商名称（根据编号自动计算生成）
购入价，
财务固定资产编号。
报废日期
报废原因
报废记录
以下记录用来显示设备使用记录（多值显示）
使用记录；（借用、领用、归还、报废）；
使用日期；（自动）
调拨记录
调拨时间
维护记录
维护时间
操作人；（自动）
当前设备使用（归还）人；
当前所属部门；
备注；
说明：
设备按属性分类自动编号
由库存管理员建立和由资产管理员修改，所有人员可以查看到此设备；
由付款记录关联到付款申请的数据
由设备编号关联到设备使用记录
由供应商号关联到供应商资料
每月设备对帐
涉及报表和产生excel、文本文件等功能不通过浏览器实现，其他功能可以通过浏览器界面完成
根据财务固定资产号选定相关的新增设备记录，可把财务固定资产号自动导入到选定的文档中
无财务固定资产编号的记录，可导入到EXCEL中形成列表清单
每月设备对帐流程图
流程描述：
选定
角色：部门资产管理员
任务：选定每批新增资产文档
输入编号
角色：部门资产管理员
任务：
输入财务固定资产编号
即可把财务固定资产号输入到选定的文档中
打印
角色：部门资产管理员
任务：无财务编号的文档可打印
送到财务
角色：部门资产管理员
任务：把打印的文档送财务
说明：
此处有个录入设备单价同时也是建立设备到付款记录的链接的任务，但完成的时间不定，有可能在P4建立付款申请后（一般设备先到情况下）,也可能是在先有付款申请后录入设备文档完成后。由部门资产管理员完成。此时资产管理员选择好所有同属一笔付款记录中相同单价的设备，然后再选择对应的付款记录，即可同时建立到付款记录的链接，同时将该付款记录中登记的设备单价及付款日期自动输入到所选的设备文档中。
设备对帐时的设备选定是根据财务给出的清单，选择单价和付款日期相符合的设备。
为做到此点，在设备文档中要分开到货日期和付款日期，其中仅到货日期由库管员录入，而付款日期是不可编辑的。同理库管员也不能修改单价。
记录的数据：
编号；
使用部门；
类别；
类型；
名称；
单价；
购入日期；
品牌
资产盘点
在实际操作中，建立一定格式的文本文件，该文本文件记录每个固定资产的条形码和盘点情况（这点不是本系统功能）
清查出现问题的资产，并把此类记录导入到EXCEL中
在本系统中，可根据条形码号把上述文本文件的数据导入到本系统对应的记录中
发电子邮件给资产使用人，自查资产
涉及报表和产生excel、文本文件等功能不通过浏览器实现，其他功能可以通过浏览器界面完成
资产盘点流程图
流程描述：
读取资料
角色：部门资产管理员
任务：扫描条形码
导入
角色：部门资产管理员
任务：根据条形码编号把相应数据导入到对应文档
列出
角色：部门资产管理员
任务：列出本次对帐中没有查到固定资产
要求自查
角色：部门资产管理员
任务：发邮件到资产使用人，要求自查
说明：
对每年盘点时的条形码扫描结果文件，归档到本库中。
对3中列出的固定资产，最好能生成EXCEL格式的文件放在本库中，可供资产管理员统一在此录入自查结果，然后归档
资产管理员根据自
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