资产管理系统文档介绍(一)

文档摘要
 电脑固定资产管理系统能为企业提供一个专业管理企业资产的模式。系统的目标是，以规范的内部业务流程为基础，建立一种用户同信息系统之间的关系，建立和维护一个高质量的物流管理信息系统。
 电脑固定资产管理系统采用标准两层的客户/服务器模型，同时应用客户机/服务器(Client/Server)和浏览器/服务器(Browser/Server)两种计算模式. 系统本身就是作为企业OA整体规划的进行分析和设计的，能为企业办公自动化提供一套完好的解决方案。
 
 关键字：办公自动化，OA，Lotus Domino，固定资产管理系统
 
 
 
目录
文档摘要 1
1. 系统开发背景 4
2. 系统概述 5
2.1. 系统名称 5
2.2. 系统开发运行环境 5
3. 系统需求分析 6
3.1. 新设备（包括软件）到货管理： 6
3.2. 设备管理 7
3.3. 角色设置 9
4. 系统的体系结构 10
5. 系统功能描述 11
5.1. 系统总体结构 11
5.1.1.到货管理 11
5.1.2.设备管理 12
5.2. 到货管理 13
5.2.1. 资产申请 15
5.2.2. 合同 18
5.2.3. 付款审批 21
5.2.4. 发票 27
5.2.5. 付款记录 29
5.3. 设备管理 31
5.3.1. 设备情况 31
5.3.2. 每月设备对帐 34
5.3.3. 资产盘点 36
5.3.4. 报废 38
5.3.5. 设备调拨 41
5.3.6. 报表定制 44
5.3.7. 设备查询 44
5.4. 系统维护 45
5.4.1. 组织结构维护 45
5.4.2. 权限管理 46
5.4.3. 供应商资料 47
5.5. 系统主页 48
5.5.1. Notes主界面 48
5.5.2. 浏览器主界面 48
5.6. 系统数据迁移 49
6. 系统未来 50
参考文献 51
系统开发背景
 随着改革开放的深入特别是中国已经加人WTO，中国经济将融入世界经济大潮，而这种大潮必将把中国企业抛入更激烈的竞争。
 企业竞争的优势主要体现在生产效率上，为提高生产效率，企业纷纷进行信息化改造，实现管理的专业化和规范化。企业管理信息系统正以一种特别的方式在我国正呈现新的发展态势。
 电脑固定资产管理系统能为企业提供一个专业管理企业资产的模式。系统的目标是，以规范的内部业务流程为基础，建立一种用户同信息系统之间的关系，建立和维护一个高质量的物流管理信息系统。
系统概述
系统名称
中文名称：电脑固定资产管理系统
英文名称：Fixed Assets System
系统开发运行环境
 由于Lotus Notes/Domino平台是比较优秀的群件产品，在办公自动化方面享有盛誉，而且在Web应用方面具有结构清晰、容易维护等优点，因此固定资产管理系统将基于Lotus Notes/Domino开发。
 系统的主要用户界面将通过浏览器客户端访问，出于技术上的考虑，在实现浏览器界面时需要使用标准HTML和java script作为Lotus Notes/Domino的辅助工具。同时由于技术上的限制，系统部分功能不能在浏览器上实现，需要通过Notes客户端进行访问。
系统需求分析
 根据提供的资料，需求可以被描述为以下几点:
新设备（包括软件）到货管理：
 设备申请报批、合同的申请、付款的申请，均由人工进行审批。人工审批成功的申请，利用传真生成图形文件，由信息技术中心的资产审批管理员创建资产申请并引入该图形文件作为附件。然后由邮件自动通知资产管理员，由资产管理员输入申请的详细内容。
 设备到货到总部后，由信息技术中心的库存管理员验收入库，并建立设备入库库存记录（由库存管理员根据设备的编号打印条码，贴到设备指定处）提交后不能删除入库记录；设备到货到其他部门，由相应部门的库存管理员登记入库，建立库存记录，提交后自己不能删除；
 各部门的资产管理员在查到库存记录和收到发票后，填写发票信息，与付款申请文档链接。
 财务部付款后，在付款记录中确认已经付款；
 各部门领用人可以在库存记录中查到设备到货情况，然后到库房领用设备，库存管理员在系统中登记确认设备领用；
 相关设备资料登记在设备记录中，设备领用后，库存管理员将资料交部门资料管理员保存并在文档系统中登记。
设备管理
 设备归还时，库存管理员填写归还设备记录，并确认；
每月与财务部对帐：从资金财务部获得本月设备增加一览表，资产管理员在设备记录中将对应的设备填写财务固定资产编号，没有此编号的设备认为财务不进行固定资产管理，可打印没有编号的设备交资金财务部，用于财务核对不进行固定资产管理的设备。
与实物对帐方式：每年末资产管理员对设备实物进行核查，用便携式数字设备逐个部门扫描设备的条码，导入电脑上与设备记录库进行对帐；
设备报废处理，设备报废时，资产管理员对设备记录做报废标志并注明报废原因，每月或定期通知资金财务部做设备报废处理；
设备折旧完后，系统自动归类处理，并形成报表；
设备借用和归还参考设备领用和归还管理，由库存管理员对设备进出进行登记；
设备调拨时，履行设备归还和领用管理，同时标志是否通知资金财务部修改固定资产归属；
组织结构：
 每个部门拥有一个设备读者和一个审批文档读者的组，分别能阅读本部门的设备文档和各种审批文档，根据需要可以增减这两个组的人员，从而能够调整这些文档的读者域；再增加一个公司固定资产所有文档的读者组，可阅读所有的文档。
 一级部门除总部外为独立核算部门，总部下二级部门为实际部门名，其他一级部门为独立核算部门，若需要核算到其下的二级部门（这里如投资银行）则有二级部门，否则没有二级部门（这里如深圳一部和深圳二部）。此表的内容总部资产管理员可以维护，资产领用时从此表选择部门，资产在最初按申请结果分配到部门后，就归属其所属的一级部门，当归还时还是属于其一级部门。当资产领用时，领用部门不是同一归属

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