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沟通方式对沟通质量的影响1(三)

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沟通方式对沟通质量的影响1(三)  

    1、公众个性因素的障碍。公众在性格、态度、情绪等上的差别,会增加在组织内部进 行沟通的难度,如性格内向者、态度恶劣者、情绪不佳者往往难以沟通。

    2、知识水平与知识结构差异的障碍。由于知识水平与知识结构的不同,沟通双方对同一信息会有不同的理解,从而产生不同的行为。这种不同的理解与行为,往往会成为组织内部公共关系沟通的障碍。

    3、信息偏好的障碍。公众在接收或传递信息时,往往重视符合自己需要且又与切身利益有关的信息,而忽视对自己不重要的信息。如果在沟通中,他们不关心组织目标、管理决策等信息,沟通便会发生障碍。

    4、公众之间、上级与下级之间的互不信任。

    5、公众个体的记忆障碍。有关研究表明,记忆不佳所造成的损失十分严重。在进行口头沟通时,每传递一次大概要损失30%。作为信息的接收者,员工只能记住他所接收信息的50%,领导者只能记住他所接收信息的60%。

    (二)客观障碍

    1、空间障碍。信息的发送者和接收者面对面的交流沟通,是最有效的沟通方式。沟通双方距离太远,接触机会少,或者只能借助于通讯设施或大众媒介来传递信息,则会造成沟通障碍。另外,社会文化背景的不同,如民族、种族的不同,城市、乡村的差异,老年、青年的代沟等形成的社会距离,也会影响到组织内部信息的沟通。

    2、组织机构障碍。庞大的组织机构、过多的管理层级,不仅容易使信息传递失真,而且还会浪费时间,影响信息沟通的及时性和效率。

    3、环境障碍。外界环境往往会对组织内部的信息沟通带来一定的影响,稳定有序的环境有利于信息传递的速度与效率,而杂乱无序的环境往往会使信息在一定范围内受阻。

    (三)沟通方式障碍

    1、语言沟通方式障碍。语言是公众沟通的最基本的工具,但是语言使用不当也会给信息沟通带来障碍。语气强硬、措辞不当会使听者反感,词不达意、丢字少句会让人困惑,拖泥带水、文字松散会令人难受,这些现象都会影响信息的沟通。还有,由于信息发送者或接收者对信息的误解,沟通双方对语言符号的记忆模糊所导致的信息失真等,也会给信息的沟通带来不同程度的阻碍。

    2、沟通方式选择不当,原则、方法使用不活的障碍。必须面谈的却只想打个电话应付,需要书面材料的却仅仅口头承诺,当然会造成障碍;该逐级反映情况的却越级进言,该单独交谈的却在大会上宣布,也会使沟通难以完成。

    三、排除沟通障碍,实现有效沟通

    (一)实现组织内部有效沟通的方法

    在组织内部的实践中,沟通障碍对组织的负面影响很大。组织内部人员应采取一切可能的方法消除这些障碍,为有效的沟通创造条件。

    1、做好信息的收集、处理与传递工作,形成科学沟通架构。

    信息收集是进行沟通的前提,也是组织内部公共关系的前提。组织内部人员要开辟尽可能多的渠道,力求使信息完整齐备。信息收集工作要求做到:信息来源真实可靠,原始记录准确无误,切忌使用模棱两可的信息。对信息的加工处理也是组织内部信息沟通的重要一环。信息的加工处理必须遵循准确、及时、规范、系统的要求,并依据其来源、时效的不同,进行归口处理。在信息的处理过程 中,要特别重视那些反馈信息,这些信息往往比原始信息更有价值。因为,从反馈的信息中,我们不仅可以了解到信息接受者的情况,而且还可以从反馈数据中分析整个信息的传输过程,并根据需要和可能对传输过程做出调整,以不断改进沟通效果。

    信息的生命在于传递,传递工作是组织内部公共关系沟通中的关键环节。组织内部人员在信息传递过程中,一定要遵循“多、快、好、省”的原则。“多”,就是指信息量要多,要全面;“快”,就是信息传递要迅速、要及时;“好”,则是指信息传递要准确、针对性要强;“省”,则要求采用尽可能简单、成本较低的传输方式。

    总之,在组织内部的沟通协调过程中,要做到信息收集制度化、信息表述标准化、信息传递规范化、信息内容系统化、信息储存档案化。

    2、缩短信息传递链,拓宽沟通渠道,建立沟通反馈机制,实现信息的双向沟通。

    信息传递链过长,会减慢流通速度并造成信息失真。因此,要减少组织机构重叠,拓宽信息渠道,建立沟通反馈机制。 

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