对我国企业内部控制的研究——对中小企业内部控制的研究(二)

    第二家，老板任董事长，妻子任总经理，小舅子一任设计部经理，一任行政人事部经理，小舅子妻子一任仓库会计，一任会员部经理，妹妹任出纳。

    第三家，是股份制企业，最大股东任董事长，各部门一把手全由各大小股东担任，除此之外，中层、基层有很多员工是各股东的“关系”户。

    二、什么是内部控制

    内部控制，是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略。②

    三、中小企业为什么要进行内部控制

    （七）有助于提升企业经营管理水平和企业经营效率

    通过内部控制，将企业财务、销售、研发、采购、市场、行政、人力资源等部门有机的联系在一起，各个部门不再是自扫门前雪，而是在一个统一的平台上通力协作。财务不只是处理好企业的帐务、提供清晰的报表，还要为如何降低成本、如何减少坏帐风险、如何更好地配合销售提供可行的建议及行动；销售也不再只是把产品销售出去把款收回来，还要考虑如何降低退货、如何让消费者满意；采购也不再只是按要求把东西买回来，而是要积极提供更质优价廉的替代品供选择；等等。这样企业各个部门及其工作就是一个有效的统一体，充分发挥整体作用，这将在很大程度上提高企业的资源利用率及资源流转速度，从而达到或超额达到企业经营目标。

    这里同样借助我曾经任职过的两家截然不同的企业为例来说明：

    第一家企业是光电检测行业的国际龙头企业，也是我毕业后就职的第一家企业，这家企业的内控主要是通过ISO来进行，老板真的是把ISO作为一项重要的工作在推进，目的是达到任何岗位任何人任何时间离开，都不会对公司的日常工作造成影响。换句话说就是任何人都可在没有引领人的协助下随时接手任何岗位的工作。在这个目标的引领下，公司差不多的岗位都制定了岗位操作手册。同时公司全员（包括生产一线的员工）都接受了ISO的培训，所以在这家公司，随时都会有上下游工作环节的相关人员自发地讨论工作中出现的问题，怎么去解决这个问题，修改流程还是采用别的方法？只要协商一致，立即可以发文执行。技术部会主动要求给销售部、售后部人员每周提供一次技术培训；档案室会主动给采购部提供图纸更新服务；质检部会主动跟生产部协商原材料质检的顺序；仓库会主动给采购部提供材料库存信息；物流部会主动向销售部、售后服务部、客户提供物流信息；大家都把自己当成公司的一份子，而不只是打工者。这家公司能在短短十年跃居国际龙头，这种通力合作起了不小的作用。

    另一家企业是在培训咨询行业里发展近10年的企业，也是我目前就职的公司，虽说是给别的企业做培训与咨询，但自己公司的内控做的不是非常到位，这可能有点不可思议，但却是事实。公司以结果为导向，部门之间通力合作比较少见，各部门各自经营着自己的那片天。比如销售数据，各分公司需要，营销部门需要，财务部需要，总裁办需要，市场部也需要，正常情况下，这个数据由一个人来统计，其它部门来使用就可以了，但现实是各个部门并不了解其它部门的需求，所以谁需要，谁就统计一次。类似重复的工作太多，资源不知不觉浪费了很多；再比如某个岗位要休假，只知会直接上级或隔层上级，并不知会其它相关岗位，导致其它相关岗位的工作要因为这个岗位的休假而搁置，刚刚发生的事情：仓库主管这周开始休长假，仓库专员本有三人，其中一人意外受伤，要休假，另一个上周离职，现仓库只有一名新人当职，什么事情都不了解，不敢出货，销售部门这周安排了大量的物流工作，现在只能叫苦；还有另一件事，主管会计休假，会计助理换新人，销售部门不知情，刚好安排了每年一次的代销商对帐工作，因为财务新人接手，对帐工作进展缓慢，销售部临时更改计划则显得很仓促，浪费了较多的时间。

    （八）有助于提高会计信息质量

    中小企业通过有效的内部控制，可以规范企业的财务工作，促使其合法合规地进行，提升法律法规、公司制度在企业运营中的地位，提高会计原始数据的真实性，尽量减少进而避免“一枝笔”现象；同时对会计报告的及时性、相关性、清晰性、可比性、重要性都有比较明确的规定，提高会计报告对于高层决策的实用性；另外，有了内部控制，企业财务人员的招聘、录用、培训、考核都有了参照标准，可以能比较准确地控制财务人员的素质，减少有意或无意聘用低素质财务人员的风险。

    （九）有助于确保企业资产安全完整

    资产安全是任一家企业都普遍关注的重大问题，是企业可持续发展的物资基础。资产安全不仅指资产不丢失，还指资产不意外减值。什么叫意外减值，就是指本不应该的减值，也即因资产使用不当造成的减值。比如库存现金过多，而损失的相关部分利息或其它投资收益；应收帐款周转缓慢，造成的催收费用以及损失的投资收益，还有坏帐损失增加等；存货控制不当，造成的仓库费用增多、存货损耗增加；固定资产管理不善，造成的维护费用增加、固定资产闲置损失等；这些都是意外减值。

    有效的内部控制制度，会将各类资产管理规范化，在保证企业正常生产运营的同时，尽量降低意外减值，使企业各类资产的价值最大化。

    目前任职的这家公司，仓库是外租的，之前没有存货量计划，供应商生产完成的产品一次性入库，而这些产品有很多是之后半年甚至一年的用量。发现了这个问题后，规定仓库最多备两个月的用量，同时优化了入库流程，仅这一条，仓库的租借费用就降低了70%。

    （十）有助于促进企业执行相关法律法规，有效规避法律风险

    各类法律法规是企业在运营过程中必须遵守和执行的，这是企业合法运营的先决条件。企业特别是中小企业无法要求每一位员工都熟悉法律条款，但可以要求每一位员工都按照法律法规的要求来执行，前提是公司制定好相关的制度及操作规范。

    比如人力资源部员工操作指引规定：员工入职第一天必须签订劳动合同，否则不能上岗；劳动合同到期前一个月内必须完成续签劳动合同的相关手续等等，员工可以不理解这样做可以帮企业规避多大的风险，但只要他照着做，就可以避免公司支付双倍工资的风险。