对我国企业内部控制的研究——对中小企业内部控制的研究(四)

    很多中小企业没有形成财产清查制度，没有明确的清查期限，清查的程序也不合规范，企业资产存在长期不对帐、不盘点的现象，如此一来，既不利于资产的安全完整，也不利于会计信息真实性的表述。

    一朋友的公司出现过这样一次事件：银行存款帐上记了1万元的提现，而库存现金账上没有这笔记录，事隔一年之久才发现的，因时隔太久且相关人员已更换，只能不了了之。为什么会出现这么简单的问题呢？经过了解，库存现金由公司其中一位高管负责管理，银行存款由出纳兼文员管理，提现的流程是开了支票，由出纳兼文员去银行提现，提完之后将钱交给高管，没有交接手续。会计的现金账与高管和出纳所管的现金账一直没有对过账。象这个问题，只要有对账，肯定可以及时发现，及时处理。

    （五）信息沟通渠道不明确

    1、口头沟通多，无法溯源

    在中小企业中，人少，遇到事情口头沟通，立即解决，效率快，但无法溯源，一旦出事则无法明确责任。这就容易造成乱承诺、承诺不兑现等现象。

    2、沟通机制不建全

    中小企业往往没有建全的沟通机制，各部门之间的沟通问题未得到重视，容易造成部门间信息不畅通，致使工作重复或岗位重复。

    一家电话营销公司，全国20多家分公司，每个分公司均设置了搜索客户信息及过滤客户信息的岗位——信息专员，一年的人工费用达到500多万。在电话营销公司，客户信息的质量高低直接关系到后续的成交，这是公司非常重要的一项工作。这个岗位最多时全国有近800人，这800人没办法经常沟通，因此搜索出来的信息传递到后端的业务部门后，发现有很多重复，在这种体制下，这是没办法避免的。后来，针对这个问题，公司开发了专门的软件，搜索出来的客户信息第一时间录入系统，系统根据多个字段自动判断是否重复，如果重复，则不需要做后面的过滤工作，节省了很多的工作量，再后来，公司重新成立了一个部门来做这项工作，撤除了各分公司的岗位，经过一段时间的测试，只需要50人就可以达到原来的工作量，人工费用一下子降低约400万。

    （十二）无监督或监督不完善

    中小企业里，一般没有专门的审计部门，或者有审计部门，但往往也要按照老板的意思办事，使监督职能无法履行，监督的效用也无从发挥。

    同时，内审工作仅仅是审核会计账目，而在内部稽查、内控评价等方面，并没有充分发挥应有的作用。

    五、完善我国中小企业内部控制的措施

    （一）利用培训及动员会，加强管理者及员工的认识问题

    人是一切经营管理活动的主体，而思想则决定人类活动的方向，内部控制的建立及执行是一项统一的系统化工程，企业管理者和员工既是内部控制的实施主体也是被控主体，他们的理解和参与对于内部控制的建立和执行有很大的促进作用。我们可以从以下几方面着手，让管理者和员工积极主动的参与进来。

    1、宣传和培训。

    管理者和员工不愿意参与的主要原因无非是不理解、不会做。企业可以针对内部控制进行专题宣传和培训，使全员认识到内部控制的重要性及实施后所能给公司及各自岗位带来的好处，同时也要让全员认识到实施过程中可能碰到的困难及阻碍，要全员了解实施的过程，让全员明确各岗位在内部控制建立和实施过程中所扮演的角色，各自应承担什么任务，以及完成这些任务的方法。

    2、提升管理层的自律性。

    管理层要转变管理观念，以身作则，严格遵守各项内控制度，内控从自身做起，彻底摒除特权思想。

    3、提升管理层的经营水平。

    管理层要不断提升自身的经营水平，才能更好的理解和支持内部控制，才能保障内部控制的高水平实施。

    这里讲一下之前所任职公司在内部控制的建立和实施过程中与全员有关的几项工作。

    1、在公司决定建立内部控制时，在公司召开全员会议，从公司近几年运营过程中出现的一些典型案例讲起，告诉大家公司为什么要建立内部控制，以及内部控制建立和实施的流程和时间节点，各岗位分工等。

    2、成立内部控制委员会，负责内部控制的建立、实施、完善等相关工作。委员会成员全公司公告。

    3、由委员会牵头，以工作环节为主题，组织各种跨部门工作会议，各相关岗位均参与，讨论制度、流程。

    4、内部控制制度建立后准备实施前，在公司外部租用场地，进行全员系统培训。告诉大家实施的重点，可能碰到的阻碍和困难以及如何应对等。总之，要做到人人都会。在外租用场地，是向大家表明公司的坚决态度。

    ５、总经理带头执行，不搞特权。

    （二）建立建全适合企业的控制制度，妥善解决无章可依和有章不依的问题

    健全的内部控制制度是企业保持高效工作的前提，中小企业内部控制应该贯穿于企业的经营管理全过程，包括生产、采购、销售、财务、研发、人力资源等各方面。明确企业内部各个岗位的职责，杜绝混乱。

    1、控制制度不在有多少量，也不在有多复杂，适合的就是最好的

    中小企业在建立内部控制制度时，既要依照相关法律、法规的规定，考虑它的合规性，又要认识各企业在组织架构、经营方式及规模以及管理方式等方面存在的不同，考虑实用性，不能生搬碰套。有句古话说的好：鞋合不合脚，只有自已知道。别人穿的再合脚，换给你穿，有可能太大，也有可能挤脚，刚刚好的时候不太多。

    2、控制制度的建立，要考虑执行的成本

    任何控制行为都会产生一定的费用，同时，任何控制行为最终都会带来一定的收益，控制行为所带来的收益必须大于所产生的费用，否则，这项控制行为不可取。中小企业要结合企业发展的阶段，努力探寻出一个内控效果与内控成本相对合理的结构比例，构建一个简单有效的控制系统，以防止错误和弊端的发生，提高办事效率，实现最佳经营成果。

    3、控制制度建立时要抓重点