一、保险公司建立信息、资金、单证三位一体财务管理体系的必要性
二、先进财务管理系统的内容
三、实行财务管理新体系的举措
内 容 摘 要
【内容摘要】论文分析了保险公司建立信息、资金、单证三位一体财务管理体系的必要性，并介绍了先进财务管理系统的具体内容，进而就如何实施财务管理新体系提出若干具体举措。
关键词：保险公司 财务管理系统 信息管理
试论保险公司的财务管理体系
在世界保险市场上，保险是极为重要的金融商品之一，保险公司管理着全球40%的投资资产，是资本市场的重要参与者。目前，我国的保险市场正逐步走向成熟，资本市场也已经开始向保险公司开放，可以预见，随着我国国民经济的发展和保险业改革开放的继续深入，保险产品的社会需求水平将大幅提高，而保险公司也将成为资本市场的重要角色。
我国保险公司长期以来形成的现状是保费收入丰厚、机构庞大、人员及网点众多，但市场秩序混乱、资产质量低下、不正当竞争泛滥，信息技术落后，资金分散，管理不力，不能形成网络上的优势和核心竞争力。中国加入WTO后，保险市场正逐步对外开放。面对更加激烈的保险行业竞争，从总体上来说，国内保险公司从资金、产品、技术等方面都大大落后于国外保险公司。中国保险业的差距还在于缺乏一个完整的代理人、经纪人、公估行等中介机构体系。各保险公司在保险种类设计、精算水平、核保技术、经营手段、售后服务等方面也存在不足。一旦外资保险大规模进入，国内保险公司在营运上与国际水平的差距，特别是财务管理水平、风险处理技术、科技运用水平、资金运用能力、产品创新等方面的差距，将越发凸显。如何迎接市场国际化的挑战，把竞争的压力转化为动力，促使内资公司管理尽快与国际接轨。所以要建立适合我国保险业的、科学的信息、资金和单证的管理系统，并以财务管理为纽带将三者有机结合起来，必将大幅度提高保险公司的管理效率和效益，有效地防范财务风险，并可以向保险市场和资本市场提供低风险、高质量的保险公司财务信息，保障良好的市场秩序，促进社会监督体制，建立健康发展所须的良好环境。
现代信息技术的应用极大地改变了企业传统的经营方式和管理方式。在目前保险企业管理中出现了信息流、资金流、单证流的管理模式，特别是在日常财务管理方面，出现了以资金管理为中心，信息技术为手段，单证管理做保证的三位一体的财务管理体系，财务管理向着更注重效率和效益的方向发展。保险公司作为面向社会大众的金融企业，其信息、资金及单证无论是规模还是在经营活动中的重要程度上都不亚于其他行业，因而更要注重信息、资金、单证三位一体的财务管理方法。
一、保险公司建立信息、资金、单证三位一体财务管理体系的必要性
我国保险公司，规划一般较大，但管理粗放。从信息管理系统来看，不仅没有建立成功的电子商务，利用银行电子支付系统不充分，而且现有的各营业网点之间、上下级之间尚不能进行网络化管理，数据不能共享；基层公司的业务处理和财务处理没有实行标准化、系统化的电子处理程序，业务、收付费、记账、统计、分保等环节信息重复录入、数据人为调节，结果造成信息传输慢，数据失真，甚至出现弄虚作假的情况。这种状况不能适应保险市场上的竞争，更经不起外资保险公司先进管理方式和运营方式的冲击。外资保险公司进入我国之后，不可能建立很多机构和招聘很多人员，他们主要依靠先进的信息网络和相应的营销策略开展业务。如果我们的经营管理方式还不改变，我们目前网点多的优势不仅发挥不了作用，而且会成为成本高、效率低的包袱。因而中资保险公司必须加快信息技术建设，利用现代信息技术改选基层公司的业务和财务处理程序。应把现有营业网点的各种数据信息连接起来，形成先进的信息处理系统，实现通保通赔，统一管理，将网点多的传统优势发挥出来，然后在现有信息网络的基础上建立电子商务及电子支付系统，使中资保险公司向国际水平靠近。
在资金管理方面，目前国内保险公司也未形成有效的资金调配、使用及运用系统。资金分散在各营业网点及各级公司，公司各机构之间、上下级之间缺乏科学的资金管理和调控手段。例如基层公司中已签单但有多少保费没有收回，多少保费滞留在保户、外勤、代理人手中，基层公司内部未入账或虚入账的资金有多少，现有的资金管理系统不能对这些问题进行有效地监控。资金的收付缺乏有效的控制制度，资金管理不统一、不规范，易造成资金流失、浪费，甚至出现违法乱纪的情况。各网点及各级公司日常需要多少业务周转资金缺乏科学的界定，存款普遍存在盲目性，而且各网点及上下级之间缺乏统一的支付手段，使资金的流动性大大降低，从而降低资金使用效率，增加资金管理成本。外资保险公司进入我国保险市场之后，随着竞争的日趋激烈及保险市场的国际化，费率会逐步降低，赔付率将逐渐提高，资运用取得的投资收益将成为保险公司利润的重要来源。而我们目前的资金管理办法无法适应保险业务发展趋势。因此，中资保险公司必须建立一套科学的适应现代信息技术和支付方法的资金管理、资金调控及资金运用系统。
保险业务中的绝大多数单证都涉及财务与资金，但基层公司单证的印制、领用、保管、使用、编号、销号等制度既不统一又不规范，各种单证之间的衔接、制约不紧密，财务核算过程中单证的传递，会计凭证的附件等不规范，单证有意无意的流失情况经常发生。单证混乱往往造成数据失真，资金流失，因此必须加强单证的管理。此外，新的信息处理技术及新的支付手段的出现，对纸质原始单证及电脑生成的电子单证有了新的要求，单证管理也要系统化、科学化。
对于信息、资金、单证的管理，最终都是体现在对应收保费的管理上，摆在当前保险公司面前最大的难题就是对应收保费的管理。对于保险公司来讲，应收保费的存在本身就是一个产销的统一体，公司一方面想借助于它来促进销售，扩大销售收入，增强竞争能力，同时又希望尽量避免由于应收账款的存在而给公司带来的资金周转困难、坏帐损失等弊端。
应收保费管理不善的弊端在于：
1、降低了保险公司的资金使用效率，使企业效益下降。由于公司的成本物流与收入资金流不一致，承担保险责任，开出销售发票，保费收入资金却不能同步回收，而保险责任已告成立，这种没有保费资金回笼的入账销售收入，势必产生没有现金流入的销售业务损益产生、销售税金上缴及内所得税预缴，如果涉及跨年度销售收入导致的应收账款，则可产生企业流动资产垫付股东年度分红。企业因上述追求表面效益而生产的垫缴税款及垫付股东分红，占用了大量的流动资金，久而久之必将影响企业资金的周转，进而导致企业经营实际状况被掩盖，影响企业生产计划、销售计划等，无法实现既定的效益目标。
2、夸大了公司经营成果。由于我国企业实际的记账基础是权责发生制（应收应付制），发生的当期赊销全部记入当期收入。因此，公司的帐上利润的增加并不表示能如期实现现金流入。会计制度要求企业按照应收账款余额的百分比来提取坏帐准备，坏帐准备率一般为3%—5%（特殊企业除外）。如果实际发生的坏帐损失超过提取的坏帐准备，会给公司带来很大的损失。因此，公司应收款的大量存在，虚增了账面上的销售收入，在一定程度上夸大了公司经营成果，增加了公司的风险成本。
3、加速了公司的现流出。赊销虽然能使公司产生较多的利润，但是并未真正使公司现金流入增加，反而使公司不得不运用有限的流动资金来垫付各种税金和成本、费用，加速了公司的现金流出。
4、增加了应收保费管理过程中的出错概率，给公司带来额外损失。公司面对庞杂的应收保费客户及人员，核算差错难以及时发现，不能及时了解应收款动态情况以及应收款对方企业详情，造成责任不明确，应收保费管理的手续等资料如有散落、遗失，有可能使公司已发生的应收账款该按时收的不能按时收回，该全部收回的只有部分收回，能通过法律手段收回的，却由于资料不全而不能收回，直至到最终形成公司资产的损失。
二、先进财务管理系统的内容
先进的财务管理系统包含信息管理、资金管理和单证管理。这三者既相互独立，又相辅相成，综合成为保险公司统一的财务管理体系。除上述三个管理外，还应包括对应收保费的管理。应收保费的管理在现在的保险公司财务管理中已经越来越体现出它的重要性。所以它也应该成来先进财务系统中一个不可缺少的一部分。
（一）信息管理系统
大型保险公司的营业网点遍布全国各地，保险业务面向各行各业，涉及千家万户。要充分发挥各个保险机构的职能和作用，就需要建立完善的电子化和网络化信息管理系统，从业务处理（签章、理赔），到收保费付赔款，再到财务核算及统计分析，在大范围内（如地市、全省或全国范围内）建立统一网络，而且能与银行的电子支付系统、因特网等外部信息系统连接，实现数据共享，网络化管理，形成保险公司先进的开放性的信息管理系统。这样既能方便保护，提高竞争力，又能迅速处理所有财务信息，使公司各级管理者准确、快速、完整地得到相关的财务信息。
信息处理实现电子化、网络化管理之后，业务处理中心和财务处理中心可以对公司的财务和业务信息集中处理。
在信息处理系统中，各险种的签单、理赔等业务信息由相应的计算机软件进行处理，形成业务处理系统。业务处理系统将信息传送给收付费系统，收付费系统进行收付款业务的处理，并将收付款及应收应付信息反馈回业务处理系统。业务处理系统综合保单信息及收付费信息生成基层报表，形成面向基层科室的各项业务资料及面向外部代理、内部员工的业绩考核资料，用于基层公司的业务管理和调控。
运用电子商务后，电子商务系统直接联系保户并与业务处理系统连接，进行签单并进行信息处理；运用银行支付系统后，银行支付系统与公司收付费系统连接，保户可以利用电话、因特网等手段直接交费，公司也可直接划拨赔款，并通过公司的收付费系统进行信息处理。各种信息均与公司的业务处理中心和财务处理中心连接，由中心进行核保核赔及账务处理，并生成业务报表、财务报表和统计报表。
信息管理系统形成后，要统一内部业务流程和管理模式，统一各类分析数据和表格标准及格式，避免数据重复录入、自由修改，基本实现数据共享、网络化应用。系统还要有较强的查询功能和各种报表的生成功能，以便各级管理人员根据权限随时查询各级、各类业务和财务统计资料，随时对经营情况进行监控。
（二）资金管理系统
保险公司资金的收付遍布各营业网点，如果运用银行支付系统，资金的收付更加分散。各收付点及公司上下级之间的资金调度，银行帐户的管理，现金的保管，银行存款与现金的存取，资金的收付程序以及其他涉及资金的管理方式和管理方法，必须统一纳入资金管理系统，进行严格有效的管理，既要保证资金的流动性，保证赔款支出及展业部门的业务支出，又要保证资金的安全性和增值性。
资金管理系统包括管理资金的人员岗位职责和资金的流转渠道。资金管理要保证管理人员职责到位并相互牵制，保证资金流转畅通。
资金的管理必须从源头管起，信用管理是资金管理的起点。信用管理员根据公司的信用管理制度对要求签单并索要正式发票但尚未交付保费的保户、业务外勤及代办审批信用度和信用期，符合规定的开据保险单和正式发票。应收保费管理员及应收保费进行跟踪清收，对信用期内未交费的保户、业务外勤或代办按制度进行处理，保证资金回收，或解除保险责任。收付员、核算员、主管出纳和主管会计按照规定的程序对资金的收付进行管理。
资金的流转系统要保证资金的流动性、安全性和资金使用效益。各支公司的保费收入存入收入基本户。各支公司或网点的赔款基本户和费用户核定最高限额，保证赔款和费用支出，定期或定额由公共基本户补充。资金要集中到公共基本户，公共基本户在统筹全辖业务资金的条件下，按照资金运用的有关制度，将节余资金上划或用于资金运用，以提高资金效益。
（三）单证管理系统
单证是连接资金管理与信息管理之暗的纽带。首先，公司的资金与数据不能孤立存在，二者必须通过单证相对应，彼此相互支持和制约；其次，资金的收付流转，数据的录入必须有单证及单证制度做依据；此外，资金的流失总是伴随单证的流失而形成的，单证的管理是资金安全的重要保证。因而，单证的印制、保管、领用、流转、以及根据单证进行资金收付及数据录入第一系列程序和制度必须进行统一管理，形成单证管理系统。
保险经营活动中主要有两种单证，一是业务单证，二是财务单证。业务单证有些与财务没有直接关系，有些与财务有直接关系，是财务活动的依据。从财务管理角度讲的单证包括财务单证和与财务有直接关系的业务单证。
单证管理系统的建立主要包括单证管理制度和单证流转渠道。单证管理制度包括各种单证的管理权限以及单证的印刷、保管、领用、填制、传递等制度，单证流转渠道指单证的流向及各种单证的正本、副本、各联在使用中相互交织而形成的流转网络。在单证管理系统中，必须结合和适应信息管理和资金管理，合理设计单证的管理制度和流转渠道，以保证信息的真实及资金的安全。
（四）应收保费管理
首先应建立完善的应收保费管理制度。信用政策是应收保费管理制度的主要组成部分，包括信用标准、信用条件和收账政策三个方面。信用标准是公司同意向代理人、业务员、客户提供商业信用而提出的基本要求。通常以预期的坏账损失率、保费规模大小、保险产品风险等级、代理人（客户）信用等级等作为判别标准。如果公司的信用标准较严，只对信誉很好、坏账损失率很低的客户给与赊，则会减少坏账损失，减少应收应保费的机会成本，但这可能不利于扩大销售量，甚至是销售量减少；反之，如果信用标准较宽，虽然会增加销售，但会相应的增加坏账损失和应收保费的机会成本。信用期限是公司为客户规定的最长付款时间。收账政策是指信用条件被违反时，公司采取的收账策略。公司如果采用较积极的收账政策，可能会减少应收账款成本，减少坏账损失，但要增加收账成本。如果采用较消极的收账政策，则可能会增加应收账款成本，增加坏账损失，但会减少收账费用。在制定收账政策时，应权衡增加收账费用与减少应收账款机会成本和坏账损失之间的得失。合理的信用政策应把信用标准、信用期限、收账政策结合起来，考虑三者的综合变化对销售额、应收账款机会成本、坏账成本和收账成本的影响。
根据应收保费管理制度，针对在公司应收保费分析中发现的问题采取相应的办法，解决公司在应收账款回收中出现的问题，加快公司的资金循环，提高资金利用效率，实现企业的效益目标。
公司应收保费管理的实施原则为：明确责任、规范操作、严格考核。应收保费管理的目标为“通过在公司各级机构逐步建立系统化、规范化、日常化的应收保费管控工作制度，使保费应收率控制在公司下达的管理指标水平内。”
三、实行财务管理新体系的举措
保险公司这样的金融企业，其数据、资金和单证具有量大、面广、分散、传输频繁的特点，综合建立三位一体的财务管理体系对其经营和发展更为重要。财务部门要积极参与公司的信息技术建设，制定财务管理体系的总体规划，实施先进的财务信息、资金和单证的管理有机地结合起来，使三者相互协调、相互制约，成为有机的整体。
财务部门要充分有效地利用信息技术手段改革现行会计核算和财务管理体制，简化核算层次，精简核算人员，准确高效地进行业务和财务数据的收集、整理、传送、分析工作。在财务管理活动中还应对所辖各项管理指标和考核指标的制定、考核、调控纳入信息管理系统，建立基于公司效益和员工贡献度的激励机制，对全辖范围进行直接、及时的财务处理和财务控制，为公司领导提供准确、及时的财务信息，及时编制各类对内外会计、统计报表。但目前无论是财务报告还是财务检查在制度上都存在着很大的漏洞。如报送报表不及时，信息传递滞后；财务数据不完整，未经独立审计师审计，无法保证真实性；会计制度与国际惯例脱节，难以实现信息的标准化；未实现监管信息电子化，信息收集的效率低下；现场检查只注重合规性检查，忽视安全性检查和风险评价，实际绩效大打折扣；监管队伍的素质还有待提高等等。财务报告和财务检查作为保险监管的基本手段，本应在监管过程中发挥重要的作用，却因为一些人为的因素降低了实际效果。因此也有必要改善财务报告和财务检查的方法体系，避免沿袭以往的错误做法，建立监管信息的电子化系统，提高信息管理的效率，实现与国际会计准则的接轨，充实监管机构的人才，提高监管人员的素质。只有这样，才能使财务报告和财务检查真正成为衡量保险人经营状况的有用的工具。
在保险公司，货币资金是公司最主要也是最重要的资金形式，因此我们在财务管理系统中主要阐述的是货币资金的管理。实际上，固定资产、在建工程一、办公用品和低值易耗品、债权债务及其他无形资产和各项费用也完全可以按照资金管理的原理制定管理制度和管理流程，纳入财务管理体系。
在信息、资金、单证三位一体的财务管理体系中，信息管理系统、资金管理系统和单证管理系统是各自独立、开放以及可扩展性的。随着新的信息技术和支付手段的不断应用，三个管理系统中的管理技术和管理方式也要相应发展，但三者要相互结合、相互协调，一旦三者脱节，就会造成比传统手工管理方法更为严重的后果。
与世界几百年的保险发展历史相比，我国保险业起步晚、基础工作薄弱、总体水平低，目前仍处于初级发展阶段，与发达国家比较，存在着相当大的差距。保险公司创建并使用新型的保险财务管理系统，有助于保险公司转变经营机制、提高内部管理水平、增强市场竞争能力，有助于我国保险业的健康发展。
中国保险监督管理委员会成立开始，从整顿保险市场秩序入手，短时间内在完善内控、夯实基础规范市场加强监管等方面做了大量富有成效的工作。未来几年，对于国内保险公司，特别是机构庞大、人员众多的国有独资保险公司来说，逐步稳妥地建立电子数据处理系统，运用信息、资金、单证三位一体的财务管理方法，既能发挥营业网点多的传统优势，又保持了财务管理方式的先进性。这对于我国入世后增强国有保险公司与外资保险公司的竞争实力是相当重要的。
参 考 文 献
汤若岚：“保险财务监管的国际通行做法及其启示”，2007-11-21，《保险探讨》第十一期
张承惠：《保险市场开放进程与战略》，西藏人民出版社，2009年
陈显 兰：“企业走出应收账款困境的思考”，《四川会计》，2002年第6期
许文珍：“浅析应收账款管理”，《税收与企业》2002年第5期
王强：“如何建立应收账款内部控制制度”，《财会通讯》2002年第2期。
张嘉麟：《华泰新干线》，2006年6月刊业
郑裕权：《企业财务管理学》， 中山大学出版社 2000年
，中国物价出版社
