江海区民营企业档案工作问题探讨(一)

一江海区民营企业档案工作现状及存在的问题 …………………2 
（一）江海区民营企业档案工作现状……………………………….2
（二）江海区民营企业档案工作存在的问题……………………….2
二、江海区民营企业档案工作存在的问题的原因剖析…………….3
（一）档案行政管理部门有畏难思想……………………………….4
（二）民营企业档案疏于管理，档案意识不强…………………….4
三、对江海区民营企业档案工作的建议…………………………….5
（一）加大宣传工作力度，增强民营企业档案意识……………….5
（二）把民营企业档案工作纳入法制化的轨道…………………….6
（三）完善服务体系，加快民营企业建档步伐…………………….8
 注释………………………………………………………………10
 参考文献………………………………………………………….11
 
 江海区民营企业档案工作问题探讨
 
 【内容摘要】2006年江海区民营经济健康发展，在国民经济发展中起到越来越重要的作用。但民营企业档案跟不上民营经济发展的步伐，在一定程度上，影响企业提升整体管理水平、维护自身利益、规避市场风险、保持企业健康发展。建立和开展民营企业档案工作，是新时期档案事业发展的必然要求。做好民营企业档案工作，促进非公有制经济健康发展，已成为拓宽档案工作领域、促进档案事业发展的重要任务。针对江海区民营企业档案工作的现状，今后一个时期民营企业档案工作要围绕民营经济发展的需要，加大宣传工作力度，把民营企业档案工作纳入依法治档的轨道，完善服务体系，加快民营企业建档步伐。
 【关键词】 江海区   民营企业  档案    问题   探讨
 
 
 2006年, 江海区委、区政府以建设和谐江海为目标，全面落实科学发展观，着力推进经济结构调整和经济增长方式转变，积极招商引资，引进了一大批规模民营工业企业，民营经济得到健康发展，民营经济已成为市场经济的主体，在国民经济发展中起到越来越重要的作用。据统计：2006年，全年新增民营企业173户，增长39.52%；新增民营企业注册资金6791万元，增长2.10%；民营工业企业增加值7.2亿元，增长20.32%。民营经济在全区固定资产投资总额的比重继续上升，全年完成投资4.97亿元，增长43.63%。民营企业已经从规模小、科技含量低、管理落后，向规范大、科技含量高、管理先进的方向发展。然而，作为真实记录民营企业建设过程，辅助民营企业不断发展的档案工作却十分滞后，跟不上民营经济发展的步伐，在一定程度上，影响企业提升整体管理水平、维护自身利益、规避市场风险、保持企业健康发展。建立和开展民营企业档案工作，是新时期档案事业发展的必然要求。做好民营企业档案工作，促进非公有制经济健康发展，已成为拓宽档案工作领域、促进档案事业发展的重要任务。
 一、江海区民营企业档案工作现状及存在的问题
 （一）江海区民营企业档案工作现状
 江海区民营企业的档案管理水平与发展势头极不相称。由于民营企业管理的自主性不同于国有企业，没有主管部门，与政府部门不存在上下级关系，是自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的企业法人。其主要目的是为了赢利，一切管理活动以增效、赢利为目标。因此，大多数民营企业对档案工作都不够重视，民营企业档案工作的发展显得相对滞后，企业档案管理处于混乱无序状态，基本上还处于一种零起点的阶段。企业除财务部门建立了会计帐册外，对没有直接效益的如文书档案、声像档案的重视程度相对较弱。有些企业虽有档案资料，但未经规范整理，大多只用文件袋或档案袋装着。其他如技术档案、设备档案、基建档案等则由各科室、车间或公司主要负责人自行保管，未能形成集中统一的规范管理。
 （二）江海区民营企业档案工作存在的问题
 1、缺乏档案意识。民营企业往往只注意抓能够直接产生经济效益的生产、经营管理和产品销售，忽略了档案在生产经营中的凭证和信息作用，忽略了对档案的必要投入，档案工作处于“无意识、无制度、无人员、无库房、无设备、无经费”的“六无”状态。一些企业领导将档案工作简地理解为“保密资料”的保管，认为企业无密可保，所以不需要档案工作。不了解健全档案管理工作不仅可以保守企业的商业秘密，还可要通过开发利用档案信息资源，为企业提供强有力的信息支撑和管理支持，是推动企业发展的重要组成部分。
 2、档案管理分散无序。企业档案的涉及面广，有行政管理、人力资源、财务管理等方面的，有生产技术、产品质量、基本建设、设备仪器、市场营销、合同契约、房地产等方面。特别是企业的信用信息、权属凭证是企业开展生产经营活动的重要保证。江海区民营企业各类档案资料分散保存的现象普遍存在。有的规模较小、处于家族式管理模式的企业，档案分散在家族成员中保管，企业科技档案只交给“家族内部人”进行封闭管理，用档案袋随便装上，和资料放在一起，无分年度，无分内容，甚至没有编号，鱼龙混杂。一些企业的档案只放在会议室的桌面上，连装具都没有，更谈不上保护档案的完整；有的虽有一定规模但内部管理与企业发展规模脱节，企业档案分散保管在各个具体经办的职能部门，如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、设备档案保存在设备部、文书档案保存在办公室，虽然各部门都保存档案，但各部门之间互相封闭，各自为政，整体上仍处于零散、无序状态，造成档案管理混乱。关系到企业生存与发展的专利商标、产品设计、工艺流程、工艺配方等涉及知识产权、商业秘密的档案，关系到企业权益的各种权属凭证和体现企业信誉的信贷、税费缴纳、质量、资产、资质、审计等方面的档案没有注重收集保管好，企业在生产经营和经济往来中遇到矛盾和纠纷时，通常难以快捷、齐全地出示全部档案凭证。临急四处收集，既耗费大量的人力、物力和财力，又往往因举证不全造成严重的经济损失，影响企业的生存和发展。
 3、部分民营企业对档案行政管理部门的业务指导有疑虑，担心泄露企业的商业秘密和技术秘密，担心干扰企业的生产经营，不愿意接受档案部门的监督指导和服务。
 二、江海区民营企业档案工作存在的问题的原因剖析
  江海区管辖区域主要是城郊结合部，原来工业基础比较薄弱，民营企业规模比较小。近年来，积极推进工业强区战略，民营企业才得到迅速的发展，由于民营企业开办的时间比较短，不少企业还经历着创业、原始积累的过程，作为企业各项工作的基础——档案工作也相对比较落后，这是客观原因之一。民营企业档案工作发展缓慢，难于开展的原因还有如下两个方面：
 （一）档案行政管理部门有畏难思想
 省档案局、省工商联于2003年联合印发了《关于认真做好民营企业档案服务工作的意见》，2004年为加快广东省民营企业档案工作，召开了全省民营企业档案工作座谈会。档案行政管理部门对如何贯彻《意见》和座谈会的精神，还是比较重视的。邀请企业召开了民营企业档案工作座谈会议，开展民营企业档案登记工作，以摸清民营企业档案工作实况，进一步了解民营企业对档案部门的需求。同时还汇同区经贸局到一些规模较大的民营企业进行调研，民营企业档案工作得到了初步的开展。但是，部分档案业务人员存有这样的想法，认为民营企业档案属于私人财产，档案行政管理部门介入缺乏法律依据，是一项吃力不讨好的工作。另外，主动到民营企业去征询建档的意见，提供服务，往往得不到民企的热情回应，工作只属一头热。民营企业对档案行政管理部门开展民营企业档案工作不支持，例如开展民营企业档案登记工作，仅1家企业填报了档案情况，反应相当冷淡。再加上民营企业数量多、分布广、行业复杂，企业在激烈的市场竞争中优胜劣汰，变动频繁；而档案行政管理部门人员少、任务重、指导力量不足，对如何开展民营企业档案工作缺乏可行的、成熟的经验。所以，对这项工作开展得不够深入，面铺得不够广，缺乏切实可行的措施和必要的手段，工作局面未能真正打开。
 （二）民营企业档案疏于管理，档案意识不强
 1、档案意识淡薄，档案工作没有摆到应有的位置。民营企业普遍认为档案工作不产生经济效益，是一项浪费人力、物力的工作。有些企业经营者简单地认为：“档案无非是‘资料保存’，个人保管好就得了，不需要归档”；有的则认为：“搞档案会丢失机密，还是放在自己手中最保险”。由于对档案工作在企业管理中的地位和作用缺乏正确的认识，因此，他们只注重把精力和资金投入到能够直接产生经济效益的生产经营和产品销售上，而忽略了如何运用档案信息进行企业管理。许多企业甚至没有把档案管理工作纳入企业的日常工作范畴当中，对档案工作没有从人力、物力上进行必要的投入，档案工作在这些民营企业中难以开展。

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