中小企业采购管理中存在的问题与策略（开题报告）(一)

摘要：在现代经济生活中，“中小企业”这一名词耳熟能祥。各个国家对中小企业的定义各不相同，我国对于中小企业以“自主经营”、“较小的市场份额，不具垄断性”、“独立所有权”等方面作为定性标准。中小型企业的基本状态是基本无市场竞争力、对于市场的应变能力也较弱，而作为核心部门之一的采购部门，其合理的运作和有效的管理方法对于中小企业的发展无疑是至关重要。本文通过分析中小型企业采购部门的运作方法和生存状态，从源头控制成本，通过采购途径和有效的管理方法降低运营成本，提高企业效益，降低企业的生存成本，提高社会竞争能力。

关键词：中小型企业，采购成本，管理方法

1 研究背景

1.1中小型企业生存现状

改革开放以来，我国中小企业和民营经济发展迅速，取得了重要的成就，成为我国经济社会发展中的重要力量。中小企业提供了大约75%的城镇就业岗位，不仅安置了大量的城市下岗职工，还吸收了大批农村剩余劳动力，有效解决了农村剩余劳动力的转移和就业问题，缓解劳动力供求矛盾，从而保证了社会的稳定和经济的发展。但是，近年来我国中小企业的发展也面临着融资难、社会服务体系不健全、信息缺乏、企业管理水平低、市场竞争能力弱、整体素质有待提高等一些不容忽视和回避且亟待解决的老问题，同时又面临不断产生的新问题的压力。

1.2中小型企业采购现状分析

采购是公司生产产品及维护正常运作而必须消耗的物品及必须配置的设施之购入活动的总称,是公司成本控制的重点。无论是公司管理者还是财务部门,对采购工作存在的风险都有着非常强的敏感,这不仅因为采购是直接影响生产成本的主要因素,而且还有着很高的人为欺诈的可能。在日趋完善的现代经营管理模式中,公司管理当局越来越注重财务管理和财务运作的有效性,中小企业不像大型企业和连锁企业那样拥有雄厚的资金和技术实力,通常也缺乏良好的供应链关系,资本单薄,信誉度偏低,给中小企业采购带来了诸多风险。

2 文献综述

中小企业存在的采购风险通常为：1.采购预测不准导致物料难以满足生产要求或超出预算。2.供应商群体产能下降导致供应不及时、货物不符合订单要求、呆滞物料增加。3.采购人员工作失误、供应商存在不诚实甚至违法行为等等。

这些都会影响采购预期目标的实现。此外企业采购运作过程中因管理缺陷、运作失当以及外部事件冲击等不确定性因素导致采购失败,也会给企业造成直接或间接损失。 

2.1中小企业采购遇到的问题 

2.1.1采购规模有限，品种单一，数量有限

　　中小企业因其通常都为小作坊式家庭企业发展而来，所以其最显著的一个特点就是生产规模小、资金有限,对于采购原来材料的需求规模普遍不大。资金的短缺致使绝大部分的中小型企业采购的产品更为单一，且数量也较少，整个采购的过程不能形成供应链，采购规模较小也是阻碍其发展的一个现实问题。据统计,多数中小企业,年采购规模主要集中在50―100万元和500―1000万元人民币。 

2.1.2采购决策权掌握在主要负责人手中，流程过于简捷

　　任何一个企业。其最终目的都是要获得盈利。中小型企业大多都有资金匮乏的现实问题，由此管理者对采购成本的控制往往比大型企业更为严格,普遍注重短期投资回报率,对采购物资价格极其敏感。所以其采购的主动权基本掌握在企业负责人和主要负责人手中，采购流程也较为简便，没有正规的申请、计划、审批等手续。

2.1.3盲目采购，缺乏稳定的供应商 

    很多中小企业经常面临的问题是：1.对供应商考察时间过短,经常出现不合格的供应商,从而影响了生产正常进行,造成采购成本居高不下。2.当物资短缺时,很难找到令人满意的供应商,价格过高,影响企业正常生产;而当物资供过于求时,许多供应商蜂拥而至,争相推销自己的产品,但企业缺少的是稳定的、与公司长期保持密切合作关系的供应商。 

2.1.4采购人员的素质参差不齐

　　目前中小企业的采购人员大多没有经过专业培训,凭经验做事者居多。面对物资采购价格与供应数量的经常变动,采购人员的工作的执行能力有限,直接影响了中小企业采购的效率、质量和效益。企业要提高自己的竞争力，必须要优化采购环节，采购人员要及时根据采购价格和供应数量的变动而随时改变策略，提前预知市场变化。

2.1.5缺乏信息技术支撑导致采购效率偏低

    中小企业由于资金实力有限,虽然很多企业利用了电子计算机进行企业管理,但大多没有引进专业的ERP管理系统进行高效的流程管理,采购信息管理基本处于半手工状态,这在很大程度上影响了采购效率，在某环节出错后往往很难及时纠错和总结。 

    中小企业由于存在着行业、地域及管理水平上的差异,不同行业、不同规模的企业在不同发展阶段,对采购物资的需求情况是不一样的。每个单位都有不同的采购管理模式和不同的采购流程,在采购中一般都要求实用性和灵活性。 

3 技术路线

    针对中小型企业的特点，为了提高采购水平，减少资金的积压，通过更新观点，建立系统、规范的采购管理制度，实现降低成本，提高效率的目的。根据上述问题，针对采购流程存在的问题，可以采取以下对策：

3.1建立健全采购过程中的各项制度，优化采购流程

中小型企业常因意外事件产生意外风险;因价格波动导致的价格风险;因质量不稳定产生采购质量风险;因技术进步淘汰落后产品导致的技术进步风险以及因合同欺诈发生的合同欺诈风险等。风险经常是随机发生的,没有规律可循,通常多是不可控风险,不易防范。中小企业唯有加强制度建设,提高防范意识,才能减少此类风险发生或降低采购损失。 

建立严格、完善的制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝各部门之间扯皮，还能控制采购人员自身的不规范行为。采购制度规定物料采购的计划、申请、审批，采购物料的流程、相关部门的责任和关系，各种材料采购的规定和办法、物料的报价和价格的审批。

部门内业务流转的效率直接影响企业的效率和竞争力。中小型企业的采购成本在其生产成本中往往所占比例较高。一般来说中小企业的采购流程较为简单、人员较少，这就造成了中小型企业往往存在一些人员或部门兼任其他岗位的工作或职责，这就造成了出现纠纷或问题的时候找不到责任人或者找不到出错的原因等问题，即造成了经济损失，并且对于后续避免同类问题无法起到积极作用，对于企业自身的风险控制也极为不利。

中小型集中式权利的模式使采购员往往不能独当一面的处理工作。应当给予采购员一定范围内的权利和决策权、主动权。这样既能调动采购人员的工作积极性，同时也能提高工作效率。但是对于采购人员的权利范围必须有严格的划分，若一味的给予权利，那么就会造成采购人员以权谋私、滥用职权等问题。所以在如何给予采购员合理的权利范围，可支配的金额数量，可使用的招待费用等都需要各个企业按照自身的实际情况来制定和规范。