3.应用文体的格式
例如1：
通知
我公司定于本周五下午进行全体培训，培训内容“2020年房地产”请各部门领导准时参加。
此致
敬礼
存在问题：
（1）通知不应使用“祝敬语”，应删去。
（2）应在落款下面相应位置写明时间。
（3）应该交代培训的具体时间。
（4）应交代培训的具体地点。
例如2：
关于要求解决员工宿舍拥挤等问题的请示公司总裁办、公司副总:
我司今年由于员工住宿急剧增加，已有的员工宿舍已无法容纳，现在住宿员工基本上是一个床位两个人睡，严重影响了员工的正常休息。为解决这一困难，我部门决定在申请一个宿舍。
特此请示，请回复。
**部门
2020年2月26日
以上请示存在的问题：
1.标题方面
（1）请示，就是“请求指示、批准”，所以标题中的“要求”两字可省去。另外，对上级用“要求”的口吻也不妥当。
（2）“解决员工宿舍拥挤问题”不明确，既可以是增加宿舍，也可以是减少宿舍人数，根据请示内容，应直接写明“申请一个多大宿舍的经费”宿舍需明确多大。
（3）“等问题”不符合“请示应当，一文一事的要求，”应删去“等”字。
2.在主送部门方面
（1）请示一般只写一个主送部门或单位，根据“谁主管、请示谁”的原则，可保留“总裁办”删去“公司副总”。
3.在请示原由方面
（1）“已有的员工宿舍已无法容纳”表述不够准确，可改为“造成员工住宿十分困难”。
（2）“基本上”不够明确，应写明“有***人是一个床位两个人睡”的。
（3）“严重影响了员工的正常休息”，不全面，还应加上“影响工作、生活”。
（4）“我部门决定在申请一个宿舍”，应说明宿舍大小。同时，用“决定”一词也不妥，可改为“准备”。
（5）应补充说明宿舍的经费预算。如“经我部门人员核算，三居室共需资金****元，”。
4.在请示事项方面
应明确写明“为此，我们恳请总裁办下拨给我部门宿舍经费****元”。
5.在结束语方面
应改为“特此请示，请批复”。
6.署名
应用部门全称，并加盖公章。
7.署时
应将小写年月日改为“二O二O年二月二十六日”。
三、在工作中如何避出现以上错误
1.1准确掌握应用文的写作的特点，如下：
1.应用文的文种及类别
第一种形式：
（1）法定公文14种包括：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
（2）私人文书包括：计划、总结、调查报告、述职报告、组织鉴定、考察材料、公示、讲话稿、信函、会议文书(工作中常用文种）。
（3）规章类文书包括：法规、规章、条例、章程、规定、办法、细则、制度、守则、公约（工作中常用文种）。
（4）会议纪要（工作中常用文种）。
第二种形式：
（1）指挥类公文：命令、指示、决定、意见、批复、和政策性通知等。
（2）规范类公文：条例、规定、办法、细则、章程、规则等。
（3）报请类文书：报告和请示。
（4）知照类文书：公告、公报、通报、函、知照类通知等。
（5）记录类文书：会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等。
第三种形式：
（1）上行文：意见、报告、请示、意见
（2）下行文：命令、指示、决定、批复、条例、规定、办法、细则、章程、规则、公告、公报、通报、通知、意见。
（3）平行文：函、意见、通知。
2.应用文格式
文件格式：眉首、主体、版记（参考图 附录：文件格式）
（1）眉首部分（又称文头部分）组成要素：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人（限于上行文）
（2）主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、印章、附注。
（3）版记部分：主题词、抄送机关名称、印发时间、印发机关。
行政公文格式：标题、主送机关、正文、落款
（1）应用文常见标题形式：发文机关+事由+文种、发文机关+文种、事由+文种；
（2）主送机关：直属上级、下级、同等级。
（3）正文：开头、主体、结语、落款；
（4）落款：署名+成文时间
3.应用文写作过程
应用文的写作主体三要素：一是缘由背景要素，也就是说在何种情况下制发的此文。二是目的、依据要素，指作者的写作目的，为什么要制发此文，制发此文的依据是什么；三是中心思想要素，是指文中对所要表达的意见、要求、办法、措施、主张等内容的高度概括。
背景、缘由+目的、依据+中心思想
（1）认识过程（“潜写作过程”） 提炼过程：材料→观点
是什么、怎么样（提出问题）－ 调查研究、思维过程（概念、判断）
如何认识 （分析问题） 理论、方法（概念、判断、推理）
如何解决 （解决问题） 实践过程
结果如何 （信息反馈） 实践检验过程
（2）表达过程（“现实写作过程”）表达过程：观点→材料
占有材料 通过调查收集获得
提炼观点 研究分析
遵循逻辑 构思、打腹稿
结构安排 观点引领材料，材料说明观点
语言表达 思维的存在方式
程式要求 遵循一定的模式，实用性和规范性的客观要求
4.应用文语言的表达特点
大量运用介词结构
（1）介词结构（即介词词组），在应用文中的使用频率较高，常常表现稳定的、程式化的表达句式。主要有几种情况：
1. 表达根据、方式 如“根据”、“遵照”、“按照”、“依照”、“通过”、“经过”、“已经”、“随着”等等
2.表达对象、范围、事由 如“对”、“对于”、“关于”、“将”等等。其中“关于”的使用在公文标题中已成为定型化的词素
3.表达目的、原因 如“为”、“为了”、“由于”、“因”等
（2）专用词语的运用
1. 称谓词
第一人称：“本”、“我”，后面加上所代表的单位的简称，如：院、部、厅、局等
第二人称：“贵”、“你”，后面加上所代表的单位的简称，如：院、部、厅、局等
第三人称：“该”，可用于指代人、事物或单位，如：“该同志”、 “该厂”等。要注意，在使用“该”之前，应出现第三人称的全称，也就是说，“该”的指向必须是明确的
2. 引叙词
引叙词即指用于引出应用文撰写的根据、理由、或具体内容的词
常用的引叙词有：
根据、按照、遵照、依照
为、为了
接……
悉、近悉、惊悉
……收悉
为……特……
前接……、近接……等
3. 承转词
承转词又称过度语，即承接上文转入下文时使用的关联词及过度用语
承转词用于在陈述理由及事实后引出需表述的意见或方案
常用的承转词有：
为此、因此、据此、故此
综上所述、总而言之、总之、有鉴于此等
4. 期请词
期请词是用于向受文者表示请求和希望的词语
使用期请词的目的在于营造机关之间相互敬重、和谐合作的氛围，从而建立正常的工作关系
常用的期请词有：
希、敬希、希予
请、拟请、恳请、烦请、敬请
请求、希求、务求等
5.商洽词
这类词语一般用于公文的上行文、平行文中，在使用时要确有实际的针对性，即确需征询对方的意见时使用
常用的商洽词有：
当否、可否、妥否
是否可行、是否妥当、是否同意等
6. 命令词
命令词即表示命令或告诫语气的词语
命令词的作用在于增强公文的严肃性与权威性，引起受文者的高度注意
常用的命令词有：
令、命令、着令、着、特命
责成、着即
切切、毋违、不得有误、严格办理等
7. 目的词
用于上行文、平行文的目的词，还需加上期请词，常用的有：请批复、函复、批示、告知、批转、转发
用于下行文的有：查照办理、遵照办理、参照执行
用于知照性的有：周知、知照、备案、审阅、参阅等
8. 表态词又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语，在使用表态词时，应对公文中的下行文和平行文严加区别，常用的有：
照办、同意、拟同意、可行
遵照执行、严格执行、参照执行
不宜、不可、不同意等
9. 结尾词常用的结尾用语有：
此致、此布、此复
特此报告、特此函达、特此函复
为要、为盼、为荷
敬礼、谨致谢忱等
通过这次对应用文系统的学习，我会建议上级领导将应用文写作纳入员工入职培训中，在员工入职一周内做统一培训。应用文培训内容需适用于本公司发展为前提，培训目标是提高工作效率，以员工训后落实到位为指标。让不同层次的员工通过自己的努力在公司都享有公平的发展机会。培训以PPT形式体现，培训结束后，应用文写作会以手册形式发放到个人手里。方便大家使用。
