关于做好企业档案管理工作的心得体会(二)

三、怎么管。为了使档案管理工作做到职责分明，成立档案管理领导小组和档案管理鉴定领导小组，并根据人员变动及时进行调整，形成分级分类管理的档案管理领导体系。推行业务部门立卷归档制度，明确分管部门及领导。科技档案业务归口部门是科技开发部，由总工程师负责；会计档案业务归口部门是财务会计部，由总会计师负责；文书档案归口部门是公司办公室，由办公室主任负责；声像档案由反映内容的业务归口部门负责；荣誉档案由承办或报送部门负责。其它门类如人事、公安、设备等档案采取设立档案分室，纳入综合档案管理与统计的模式。对项目科技档案中各类归档资料按照职能进行划分，明确各业务部门档案管理职责，理清档案管理思路，理顺档案资料的收集渠道。为了便于管理，在各部门、各项目设立兼职档案员，建立兼职档案员台账和档案管理QQ群。在档案管理群里发布有关学习资料和相关通知，使档案管理的各项任务能及时有效地在基层得到落实。库房管理和安全措施方面，严格按照“八防”要求，安装防盗门窗及监控设施，配备空调，灭火器、温湿度计、消毒机、加湿机等。定时检查灭火器是否有效，定期对库房进行卫生清理和温湿度监控。确保档案库房安全管控到位，杜绝发生失盗、火灾、水灾、鼠咬、虫蛀等事故。根据归档需要，及时调配库房、增加柜具，保证档案库房、装具数量充裕，设施配备要与企业发展相适应。档案库房要进行分区分类管理，设置标识标牌，对档案资料进行科学合理系统的排列存放，尽可能的方便查阅，利于检索。可以根据实际情况，设计库房平面分布图，或是设计制作表格式档案柜标签，根据柜子的格局和存放位置，将项目名称填写在对应的格子里，方便档案查找。

四、怎么录。随着办公自动化和信息化建设的发展，档案管理软件已经应用于企业档案管理中，而且已经由原来的单机版升级为网络版，只要是有网络的地方都可以登录网址进行录入和查看。根据权限，档案部门可以在网上对项目档案录入情况进行查看和指导，极大的方便了档案的管理和统计。所以要及时对专兼职档案员进行档案软件应用培训，使他们熟练掌握档案信息化的相关知识和技能。具体操作中，专职档案员还应对项目兼职档案员进行远程指导，使他们能正确操作档案管理软件，确保档案录入及时规范。可以编制简单易学的软件操作指导手册，使兼职档案员一看就能明白，方便操作使用。根据档案评审中全文数据化的要求，逐步完成文书、照片、荣誉档案的全文数据化。近期完工项目和在建项目，在档案资料日常积累和竣工资料整理中，也要按要求实现全文数据化。EKP办公系统、会计档案影像系统也要在保证安全的情况下，尽可能的与档案系统对接，方便档案资料传输和转换。

五、怎么用。档案的管理归根到底还是为了利用。档案人员要时刻想着档案工作如何为企业生产经营服务，努力当好幕后管家。特别是随着信息技术的发展，要不断提高信息服务意识，在企业信息平台设置荣誉档案专栏，即时发布企业所取得的各类荣誉成果，方便大家查阅和使用。档案人员要主动进行信息的收集、整理、发布，更好地发挥档案的信息作用，体现档案的信息价值。要改变过去档案工作无所作为的思想，强化档案管理的效率意识，对企业生产经营中涉及的如：审计、资质升级、招投标等集中查档的情况，要超前谋划，提供优质快速的服务。在埋头苦干、默默奉献的同时，紧跟时代的步伐，大力使用现代技术和科技手断，提高档案工作的服务效率。可以根据平常查档规律，将业绩资料按照年度、施工地域、项目等进行分类存放，方便借阅。档案部门尽可能的提供365天24小时全天候查档服务，在下班时间或是节假日安排人员值班，为大家提供查档服务。在档案信息资源的开发利用方面，档案人员要以热情周到的服务做好档案利用工作，定期统计利用效果，并对典型实例计算相对应的经济效益数值。编制组织沿革、大事记、全宗介绍、文件资料汇编等通用性编研成果。同时还应利用档案信息资源，围绕企业生产经营、技术革新、思想政治、企业文化等工作编撰深层次的编研成果。

档案目标管理评审是对以往档案管理工作的一次检阅，同时也会大大促进档案管理工作的提升。通过评审可以考核一个单位档案管理基础工作是否扎实、规范，档案管理制度是不是真正“从墙上走下来”。所以，各单位应加强对档案工作的领导，要以档案评审为抓手，不断夯实档案基础工作，把档案工作纳入企业发展规划和年度工作计划，纳入企业管理的各个环节。档案评审通过的单位，也要对档案管理工作提出更高的要求，档案管理工作者要坚决做到思想不能松、力度不能减、改进不能停，确保档案管理工作向更加规范化、制度化、科学化、信息化的方向迈进。