关于做好企业档案管理工作的心得体会(一)

关于做好企业档案管理工作的心得体会

档案是企业在生产经营和管理活动中形成的，有保存价值的各种形式和载体的文件材料。如何管好档案，维护好企业经济利益、合法权益和历史真实面貌，是每一位档案工作者义不容辞的责任。那么档案人员平时该如何做好档案工作呢？可以简单的归纳为五个字，那就是“收”、“整”、“管”、“录”、“用”。

一、怎么收。企业档案管理工作，不仅仅是档案人员的事情，而是需要其它部门配合才能完成。档案资料来源于企业的各项目、各单位、各业务部门，如果当事人档案观念淡薄，不注意日常保管，就会出现档案资料收集困难，内容不全的问题，这样档案的归档率就无法确保，一些重要的资料就有可能从源头上缺失，日后需要时发现也很难再弥补，这样就会对企业造成损失，所以必须培养全员档案意识。

施工企业机构比较分散，给档案收集带来诸多不便。档案人员要重视档案的收集，变被动等待为主动催收，确保档案收集及时完整。首先，在项目上场时就确定兼职档案员，负责文书、会计、科技、照片档案的收集、整理、移交工作。档案部门要及时与兼职档案员沟通，在项目档案管理方面，从项目上场初始就要给予指导和帮助，让他们根据公司的档案管理办法和业主的归档要求做好日常收集立卷工作。第二，跟踪项目施工进展情况，根据施工进度督促项目做好档案资料的收集，重点项目做到档案管理与项目规划设计、安排布置、检查指导、竣工交接“四同步”，确保工程结束时，资料齐全完整。第三，针对部分项目归档不及时的情况，主动进行催收，利用项目经理和业务人员回机关开会的机会，确定归档责任人和归档时间，签订拟归档计划书，确保归档工作真正落到实处。第四，年初制定月度归档计划，每月底与拟归档项目进行核实，确定下月归档项目，确保计划按时完成。第五，对项目不定时的进行检查，促使项目档案资料收集整理规范及时，有人管、有人抓，始终处于受控状态。第六，对机关各业务部门的文书、照片、荣誉档案要在次年3月进行集中收集。所有归档资料都要填写移交清册，移交清册按年度装订成册，以便经后查阅。每年档案部门要对当年的档案接收情况进行分类统计，填报年度报表。

二、怎么整。在档案立卷整理中，要不断简化归档流程。组卷、装订、刷盒等环节要不断改进，做到在不影响日后调档利用的前提下，简化优化归档程序，尽量缩短项目人员回来归档的时间。针对归档项目多，资料多、新手多、时间长的问题，可以对归档过程进行条理和细化，编制简单易懂的整理流程图，让归档人员一看就懂，便于操作，使归档工作更加快速高效。比如会计档案，会计人员先对档案资料按年度进行梳理排列，加盖档号章，填写相关内容，记录每卷的账本张数、凭证号等内容，然后按记录的内容进行网上录入，录入完毕后系统可以自动生成备考表，打印好备考表后，把档案资料和备考表一并进行装盒，在脊背空白处用铅笔标清年度、盒号，把装好的档案横倒立式从左向右依次排列到小推车里，然后打印蜡纸进行刷盒，刷好后用橡皮擦去铅笔字内容后上架，完成整个整理过程。不需要再像以前那样，档案资料要倒腾好几遍，盒子也要打开合上好几次。刷档案盒脊背一直以来是归档人员最头疼的事情，以前是用软笔刷，轻重不好把握，刷出来的盒子虚实不匀且速度较慢。可以不断尝试改进方法和工艺。比如，改用橡皮刷盒，操作起来简便易学，而且刷出来的盒子又快又清晰，效率大大提高。针对实物档案不规整的情况，可以专门定制奖牌档案盒，将不同材质、厚度、大小的奖牌装进档案盒内，对档案柜隔板进行调整，实现了奖牌立式存放，美观大方、节省空间。对奖杯按年度进行整理，标识上架，方便查找。